времето

Планирането на времето е много важно в днешното забързано време (Източник: GettyImages)

Как се справяте с отговорностите за планиране? Можете ли да се отървете от много задачи и да управлявате времето си според себе си? Въпреки че може да имате график, изпълнен докрай, с метода Getting Things Done имате възможност да организирате времето си и да открадвате поне час на ден за себе си.

Методът и едноименната книга Getting Things Done от известния американски консултант по производителност Дейвид Алън предизвикаха малка революция в начина на управление на времето. Книгата ще ви преведе през 5 важни стъпки, които ще ви помогнат лесно да различите на какво да обърнете незабавно внимание. Също така ще научите как да приоритизирате задачите и как да придобиете система в работата и личния живот, без да бъдете претоварени от отговорности.

1. Запишете важни идеи

Един от най-известните лозунги на Дейвид Алън казва: „Вашият ум е предназначен да създава мисли и идеи, а не да ги задържи.“ Ключът е да запишете повечето важни мисли през деня.

Това може да бъде последователност от задължения, имейл оборудване, телефонни разговори, задачи, списък за пазаруване. Изберете правилната среда. Безопасен залог е обикновен хартиен тефтер с химикалка, можете да използвате и дневник на телефона или лаптопа си. Изберете метод, който можете да имате под ръка за гледане по всяко време.

В тази стъпка не задавайте краен срок за задачата или идеята. АзВажно е да не се налага да мислите за това през деня и да го запазите приоритет в главата си. В своите наблюдения Дейвид Алън установява, че колкото по-дълго имате идея, съхранявана в главата ви, толкова повече тя прекъсва вашата концентрация и отнема повече време.

2. Мога да го направя сега?

Дошли сте на работа, няколко файла на масата, непрочетени имейли в електронната ви кутия и освен вашите собствени задължения има и въпроси от колеги. Изберете вашия бележник и направете предмети, които първо не отнемат повече от 2 минути. Ако продължат по-дълго, отложете ги за по-късно.

Проверете за артикули, които имат конкретни срокове. Най-много проблеми с планирането на времето причиняват елементи, чието изпълнение зависи и от други колеги. Можете да бъдете перфектно организирани във времето, но ако имате ленивец до себе си, нямате друг избор, освен да обясните процедурата си. Често обаче можете да се сблъскате с това предизвикателство в личния си живот, особено ако вашият партньор/дете има време за всичко.

3. Проектът започва с две задачи

Въпреки че сме свикнали да виждаме дългосрочни усилия по даден проект, обикновено работим по различни проекти всеки ден. Според Алън проектът е всичко, което изисква изпълнението на поне две подзадачи. Дайте име на всеки проект, например: Живопис в хола.

Трябва да купите боя, да вземете хартия и фолио за покриване на мебели и подове. Почистете хола. Извадете стълбата от избата. Започнете да рисувате. Всяка задача в проекта изисква вашето време и планиране. Ако разбиете всеки проект на малки, можете изведнъж да видите взаимовръзките и има място за изпълнение на някои задачи от два различни проекта наведнъж.

Какво означава това на практика? По пътя към избата ще вземете със себе си и летни мебели, които бяха разгънати на балкона. Когато купувате боя, купувате и материали за творчески работилници за училище и други подобни. За да видите в дневника кои дейности са в контекст, използвайте например цветна резолюция, стикери или символи.

4. Проверявайте редовно записите

Отначало GTD изглежда като голяма хартия и може да почувствате, че самото писане и планиране отнема много време. Освен това, за да работи тази система, тя се нуждае от редовно обратно тестване (ежедневно и седмично). Приоритетите могат да се променят бързо и първоначалният план не може да се разглежда като фиксирана система.

5. Бъдете активен изпълнител

Ако сте направили правилно предишните стъпки, сега трябва да отделите по-малко време за обмисляне на задачите, които трябва да направите. Колкото повече време получава, толкова по-съществено - тяхното изпълнение и премахване от списъка. Дръжте ума си възможно най-празен, за да могат идеите да се стичат до вас. Само след няколко седмици ще забележите подобрение в собствената си организация.

Попълва се и във Facebook: Бъдете на снимката и не пропускайте нито една интересна статия