Ефективното използване на времето означава да следвате определени правила и да бъдете максимално фокусирани върху работата си. Вижте преглед на 12 съвета, които ще ви помогнат да организирате по-добре работното си време, така че наистина да можете да постигнете напредък и все пак да имате достатъчно място за хобитата си.
Поставяне на ясни цели
За да знаете какво и кога да обърнете внимание, трябва да си поставите ясни цели. След това изпълнете приоритетни задачи, които ще ви помогнат да постигнете тези цели. Можете да направите останалите по-късно.
Анализ на прекараното време
За да настроите ефективно управлението на времето, първо трябва да разкриете на какво отделяте времето си. Само тогава можете да ограничите задачите, които ви забавят, и да се съсредоточите върху тези, които ви движат напред. Можете да използвате различни мобилни приложения, за да анализирате как прекарвате времето си и какво конкретно правите. Запишете всичко, което правите през седмицата и вижте сами колко време прекарвате, например като превъртате във Facebook.
Използване на TO-DO лист
Всички задачи трябва да бъдат написани под един покрив. Това ви позволява да преминете систематично от задача към задача и да изпълните плана си. Не забравяйте, че е важно не само да създадете TO-DO лист, но и да го използвате. В противен случай желаната промяна никога няма да дойде.
Приоритизиране
Ако всички задачи са записани в списъка TO-DO, трябва да им присвоите приоритет. Това ще ви улесни да решите какво трябва да направите сега и какво да чакате. Ако искате допълнително да подобрите управлението на времето си, можете да зададете прогнозно време на отделни задачи в допълнение към приоритета. Благодарение на тази информация вече ще знаете предварително колко всъщност ще можете да срещнете през деня.
Отлагане
Отлагането е свързано с настройването на ума, но и на средата. Опитайте се да работите там, където най-малко се разсейвате и се съсредоточете изключително върху изпълнението на задачите от вашия TO-DO лист. Постоянното прекъсване и бягство от дейност изключително намалява ефективността ви!
Организация на работата
Ще прекарате много време в работа в търсене на документи, комуникация с екипа и прецизиране на подробности. Опитайте се да съберете нещата заедно, направете логическа система в тях и използвайте софтуер, който ще ви помогне да замените хаоса с ред.
Делегация
Денят е само 24 часа. Това е факт, за който не можете да направите нищо. Ако можете, използвайте потенциала си за важни неща. Преместете по-малко важните (или тези, в които не сте добри) на други хора.
Използване на привидно непродуктивно време
През деня се стига до най-различни ситуации, които можете да използвате за изпълнение на по-малки задачи. Ако пътувате на работа, проверете бързо имейлите си. По време на обяда си уговорете среща с бизнес партньор и освен чакане в офиса, провеждайте и телефонни разговори. Дори и да са малки неща, те в крайна сметка могат да окажат огромно влияние върху вашата производителност.
Отхвърляне
Претоварени ли сте с работа и някъде вътре ли знаете, че просто не можете да се справите с друг проект? Не се страхувайте да отхвърлите клиента. В най-добрия случай можете да го убедите да ви изчака. Ако той не желае да го приеме, препоръчайте го на състезанието. Със сигурност ще ви се върне в бъдеще.
Концентрация
Най-големият враг на производителността е загубата на концентрация. Винаги се фокусирайте върху едно нещо и го правете възможно най-добре. Многозадачността намалява качеството и ефективността на вашата работа. Ако всеки ден ви притесняват известията и телефонните обаждания, просто ги изключете и ги разрешете групово, когато сте готови. Пощата не е чат. Предимството му е, че можете да отговорите по-късно.
Баланс между работата и живота
Въпреки че много от нас не го осъзнават, здравословното хранене, достатъчно сън, режим на пиене и време за себе си оказват огромно влияние върху производителността. Намерете време само за себе си и се включете в съвсем различна дейност, отколкото ежедневната работа.
Технология
Благодарение на съвременните технологии можете да свършите много повече работа за по-малко време. Можете да използвате приложения Toggl, Meistertask, Asana или Todoist за организиране на задачи. Повечето от тях имат своята безплатна версия, така че наистина вече не можете да спорите за нищо.