Според мен темата за производителността на труда никога няма да бъде изчерпана. Причините за това са две. Ние самите сме едно - ние винаги ще търсим нови вдъхновения и начини за опростяване на нещата. Втората причина е постоянното технологично и социално развитие и свързаните с тях приложения, както и начинът, по който общуваме или организираме работата и личното си време.
Вече сме работили по няколко теми в нашия блог, които могат да помогнат за организирането на времето и подобряване на ефективността. Статията на тема „Inbox Zero“ е посветена на това как да гарантираме, че винаги имаме празна кутия за електронна поща в края на деня = празна глава.
Въпреки че има статия за организацията на по-старо време за данни, там все още можете да намерите полезна информация. И тъй като наскоро имах възможността да се изявя в Братиславския BarCamp, подготвих и актуализирана версия на презентацията, озаглавена „24 съвета за управление на времето“:
Колегата Ян Пан написа поредица от статии по темата за работата с Gmail, препоръчвам да ги прочетете всички. Те са там съвети за различни приложения и добавки на Gmail, както и функции, които не са често срещани и познати.
Отървете се от всичко ненужно в имейлите
Основата на всяка организация или ефективност е редът. Ако искате да се чувствате комфортно у дома, първо трябва да почистите. Същото важи и за вашия имейл клиент. Претрупаността на имейлите е основна предпоставка за неефективност.
Има някои практически и технически съвети как да поръчате имейлите си веднъж завинаги (не завинаги, защото ще трябва да го правите редовно:)).
Отпишете се от всичко, от което не се нуждаете
Ефективен метод е отпишете се от всички бюлетини и дискусии, които не ви носят нищо. Лично аз имам само няколко бюлетина, които получавам. Проверих всичко останало. Например можете да го направите ръчно - най-вече от долния колонтитул на имейл:
Gmail също от време на време също така ще може да се отпишете директно в заглавката на бюлетина:
Алтернатива, която е по-автоматизирана, е да се използва инструмент като unroll.me. Въпреки че в началото трябва да заблудите, че не сте от ЕС, тогава това върви добре от само себе си.
Подобно на Unroll.me е инструментът Sanebox. Недостатъкът на Sanebox е, че в сравнение с Unroll.me се плаща. Ще ви струва няколко долара на месец.
Заглушаване на комуникациите, които не ви касаят
Много добра тактика за избавяне от излишните разговори по имейл е тяхната "успокояващо ” - нем.
Разговорите по имейл, маркирани по този начин, са те автоматично се преместват от входящата поща в архива, но остават непрочетени.
Настройте филтри за имейли, които просто преминават през вас
Имейл филтрите са идеалното нещо. Можете лесно да определите условията за избрани имейли и активност с тях:
Например можете да филтрирате в Gmail според много критерии:
И тогава можем да изберем какво да се случи с имейлите, които отговарят на посочените критерии:
Няколко имейл акаунта в един
Ако имате няколко имейл акаунта, или множество работни или служебни и частни, е относително непрактично да превключвате между тях. Решението е например централизация на няколко имейл акаунта под един имейл клиент.
На пазара има редица имейл клиенти, които могат да работят с няколко акаунта наведнъж. Препоръчвам следното:
Въпреки че има Пощенска птица (www.getmailbird.com) също безплатна версия, неговата доживотен лиценз струва само 14,7 EUR. Интеграцията с приложения като Facebook, Google Calendar или Slack е нещо разбираемо.
Thunderbird (www.thunderbird.net) е приспособление в областта на имейл клиентите. Неговото огромно предимство е, че е така сложна и напълно безплатна.
Хири (www.hiri.com) е най-скъпият имейл клиент от тези опции, но предимството му е в това комбинира ефективни имейли с диспечер на задачи.
Ако използвате Gmail, пак можете да работите под един покрив. Знаете настройките добавете друг акаунт, от който след това можете да изпращате имейли в интерфейса на Gmail:
Трябва да включите въпросния имейл упълномощавайте чрез SMTP сървър:
Тогава знаете новия имейл изберете директно в интерфейса за изпращане на нови съобщения:
Полезни инструменти
Интернет е пълен с инструменти и добавки, които да ви помогнат да подобрите работата и администрирането на имейлите. Нека разгледаме няколко от тях в ясна таблица. Повечето работят в идеалния случай по-специално с Gmail, но много от тях поддържат и други имейл интерфейси:
Както се вижда от таблицата по-горе, функционалността на имейл клиентите може значително да се разшири с прости функционалности до сложни инструменти под формата на управление на проекти или CRM система. Някои са напълно безплатни, други предлагат пресечена функционалност безплатно. Ако обаче планирате да ги използвате в компания за повече потребители например, вероятно ще платите допълнително.
Имейл шаблони
Ефективността на работата с имейли се крие не само в управлението на вашето време, но и в възможността за автоматизиране на някои процеси при изпращането им. Идеалното решение за редовни дейности са имейл шаблони.
Ако не искате и не е необходимо да използвате какъвто и да е сложен инструмент, просто създайте шаблон, в който лесно можете да промените променливите на полето, за да направите имейла възможно най-персонализиран.
Ако искате да използвате инструмент, гореспоменатото ще ви служи много добре Yesware. Освен всичко друго, той може да изпраща масово имейли от подготвени шаблони. Той може също така да проследява отварянето на имейли, но също така предлага автоматизация.
Например, ако някой не отговори на имейл в рамките на една седмица и го отвори, Yesware може да изпрати сам предварително зададен последващ отговор.
Шаблоните за имейли могат да бъдат идеално използвани, например, за:
- оферти,
- разрешаване на повтарящи се проблеми или оплаквания,
- комуникация с клиенти,
- студени имейли.
Yesware ви помага да категоризирате имейл шаблоните и да ги приспособите точно към вашите бизнес нужди:
В шаблоните можете да дефинирате променливи, като заглавие или заглавие, и след това да ги добавите бързо и ефективно преди изпращане:
Категоризиране и сортиране на имейли
Сортирането на имейли е съществена част от управлението на входящата ви поща. Или използвате инструмент за това, или си помагате сами. Всеки интерфейс на най-използваните имейл клиенти предоставя възможност категоризирайте ги или ги маркирайте чрез т.нар Етикети- етикети:
Това ще улесни работата с имейли към историята. Можете също да филтрирате имейли по проекти или по тип, например:
Можете да задавате етикети автоматично чрез филтрите, които описахме по-горе.
Делегиране и сътрудничество по имейли
Ако сте наводнени с десетки или дори стотици нови имейли на ден, с които да се справите, е време да делегирате някои задачи. Идеалното решение е да използвате инструменти, които превръщат входящата ви поща в мениджър на проекти, като ActiveInbox.com.
Това е много добро решение за много имейл клиенти (включително Gmail) делегиране на задачи чрез @command:
Използване на клавишни комбинации
Клавишните комбинации обикновено са много добър начин да ускорите програмата си. Това се отнася и за имейл клиенти.
Клавишни комбинации на Gmail:
Клавишните комбинации трябва да бъдат активирани и в идеалния случай да бъдат настроени според вашите предпочитания:
След това можете да активирате собствените си клавишни комбинации:
След това това ще бъде отразено в настройките на Gmail, където ще видите отделен елемент, където можете да редактирате всяка клавишна комбинация:
Клавишни комбинации на Outlook:
Въпреки че Outlook не ви позволява да персонализирате клавишни комбинации, от друга страна, той първоначално предлага много. Ето някои любими:
- Създайте ново съобщение: ⌘ + N (Mac); Ctrl + N (компютър)
- Изпращане на насрочен имейл: ⌘ + Връщане (Mac); Ctrl + Return (компютър)
- Запазване на черновата на имейл в Чернови: ⌘ + S (Mac); Ctrl + S (компютър)
- Препращащ имейл: ⌘ + J (Mac); Ctrl + J (компютър)
- Показване на друг имейл: Control +]
- Преглед на предишния имейл: Control + [
- Изтриване на текущия имейл: Изтриване
- Маркирайте избрания имейл като прочетен: ⌘ + T (Mac); Ctrl + T (компютър)
Никой не е перфектен в организирането на време и производителност. Но винаги можете да научите нещо ново. В крайна сметка ние се учим през целия си живот. Днес ние поставяме невероятни изисквания към нашата ефективност и производителност. Затова мисля, че всеки съвет, който ще ви помогне да спестите дори само 5 минути от времето си, има смисъл.
От друга страна, ефективността не е само да имате повече време за работа. Ако нямате баланс между професионален и личен живот, не спите достатъчно или подценявате диетата си, всякакви съвети за ефективна работа с каквото и да било ще бъдат безполезни.
Ето защо се радваме да споделим нашите съвети и трикове за онлайн маркетинг с вас. Ние създаваме статии, образователни видеоклипове, онлайн уеб семинари, инфографики за вас všetko всичко безплатно!