Работа от вкъщи. Хиляди служители и цели компании преминаха към него. Не е толкова просто обаче, посочва той VLADIMÍRA NEUSCHLOVÁ, консултант в областта на управлението на хора и корпоративната култура.

офис

Какво трябва да направят компаниите, които все още не са предпочели домашен офис, за да могат да работят с него възможно най-ефективно?

Много неща се правят по инерция във фирмите и домашният офис ще им покаже, че могат да продължат напред, дори и без необходимото количество ненужни дейности. Когато разговарях с експерт по отслабване за това дали сега той препоръчва да отидете в компании и да им помогнете в това, той ми каза - кризата ще се покаже сама. В настоящата ситуация не си струва да се мисли в дългосрочен план. Разумният мениджър бързо ще разбере какво трябва да се направи и какво не, отделяйки ключовите дейности от маловажните. Компаниите ще разберат какво може да се намали или, напротив, къде трябва да се създадат нови позиции. След това промените, преназначаването на задачи и компетенции трябва да бъдат съобщени открито на всеки служител. Вървете с него, какви са уменията му, какво трябва да учи, какви възможни пречки вижда в възможността да работи след новото.

По време на тази корекция е уместно също така да се промени начинът на организация на работата, например от наблюдение на спазването на работното време до фокусиране върху датите на изпълнение на изпълнените задачи.?

Темата за справедливото измерване на резултатите и оценката на служителите не беше породена само от домашния офис. Например има позиции, при които трябва да публикувате хиляда фактури седмично. Тук все още трябва да се измерват твърди цифри и статистики. При по-креативни позиции обаче няма значение дали служителят измисля, например, нов лозунг за пет минути, когато се разхожда с кучето, от съществено значение е той да предостави отлично решение до крайния срок. Там се измерва с качеството на продукцията, а не с броя на отработените часове. Сега, когато видяхме революционен старт да работи от вкъщи, но много компании го използват досега и знаят къде процесът работи за тях и къде, напротив, не успява.

Създаването на работещ домашен офис обаче не е лесно в по-голяма компания.

Колкото по-голяма е необходимостта от сътрудничество с другите, толкова по-внимателни трябва да бъдат компаниите, когато прилагат плосък домашен офис. Ключовата роля се играе от това как компаниите са създали управленски структури - мениджъри и лидери, които координират работата на екипите и създават среда, в която екипът работи, работи и комуникира. Малките компании често нямат тези хора, всички компании обикновено се оглавяват от изпълнителен директор, който обаче няма достатъчно време да управлява две или три дузини служители. Ето защо е важно компаниите да осъзнаят значението на средния мениджмънт и да дефинират правилно неговата роля. Например, всеки лидер трябва да обмисли колко съвместни срещи ще трябва да се проведат отгоре, как работи неформалната комуникация в екипа и хората в домашния офис вече ще се погрижат за необходимия контакт помежду си.

Какви стратегии започнаха да използват компаниите, които се преместиха в домашния офис през март?

Някъде управителят се свързва с хората си всеки ден чрез видео, в друга компания се обаждат само веднъж или два пъти седмично. Лично аз съм на мнение, че в тази кризисна ситуация е по-добре да се обаждате по десет минути на ден, да поемате не само основните задачи, но и как се чувства служителят в домашния офис или че нещо го притеснява. Интересът към човека трябва да е на първо място, но не трябва да е изкуствен.

Ако обаче мениджърът ще управлява по-голям брой хора, няма да му остане време за други, освен телефонни разговори ...

Следователно е важна не само формалната, но и неформалната организационна структура. Например да има старши в екипа, който няма думата мениджър на визитката, но ще поеме комуникационни и координационни дейности, макар и за сметка на някои от първоначалните си задачи. Накратко, организационните промени трябва да доведат до това всеки служител във фирмата да знае към кого да се обърне. Докато досега много такива контакти са били неформални на кафе в кухни, те не трябва да бъдат забравяни при преместване в домашен офис.

Вероятно е важен не само контактът, който е пряко свързан с работата.

Човешкият контакт е много важна роля на лидера, тъй като помага на служителя да оздравее, така че тогава той е по-продуктивен и по-лоялен към компанията. За да бъдат мотивирани, хората трябва не само да се развиват, но и да знаят, че това, което правят, има смисъл. Ако никой не се интересува от служител в продължение на една седмица, може да му се струва, че работата му няма смисъл. Следователно новата настройка на работата в домашния офис трябва да идентифицира и премахне тези бариери. Най-трудната задача за лидера в този случай е да поддържа естествен контакт. Ако митингите се провеждат само за да бъдат, хората бързо усещат това и губят интерес. В бъдеще ще е необходимо да се управлява комуникацията с човешкото измерение, така че служителите да останат продуктивни, мотивирани и лоялни и в домашния офис.

Което, от друга страна, е важно за успешното „самоуправление“ на служител в домашния офис?

Трудово правоотношение е отношение между двама възрастни. Понякога забравяме за това. На първо място, всеки служител трябва да е наясно със съдържанието на трудовия си договор и със задължението да го изпълни. Трябва да си зададете основните въпроси дали той иска да остане във фирмата и какво иска да постигне в нея. Също така осъзнайте в каква житейска ситуация се намира, колко е в безопасност, колко пари се нуждае от семейството му за живот и т.н. Ако отговорите доведат до решение да остане, той трябва по-нататък да осъзнае дали може да изпълнява напълно своите задачи и задължения и в домашния офис. В противен случай той трябва сам да уведоми своя ръководител. Трябва да се поеме отговорност и ако служителят види препятствия, които му пречат да изпълнява задачите си в домашния офис, той трябва да поеме работата с шефа възможно най-скоро и да се договори какви са приоритетите и какво може да се отложи.

Такива препятствия могат да включват факта, че домашната среда не е подходяща за домашен офис. Какво тогава?

Ако децата също са у дома през деня, споделете време с партньора си, за да могат децата да бъдат посветени на работа и да информират колегите си, когато човек може да бъде достигнат. Домашният офис трябва да има отделен ъгъл у дома, ако вече няма стая, в която има възможно най-малко разсейване. Например жените не трябва да работят в кухнята, защото те също се разсейват от гледката на немити съдове в мивката. Също така не е идеално да перете пералнята с уговорката, че докато не свърша, ще го направя и след това ще го закача. Или съм вкъщи, или съм на работа, макар и у дома.

И така, какво препоръчвате?

Определете работното си време, задайте очакваното изпълнение и се уверете, че работата ви не се съчетава с нормалния домашен режим. Много хора пишат значително повече в ежедневния си списък със задачи, отколкото могат да направят. Тогава те имат постоянно чувство на неудовлетвореност, че не наваксват. Трябва да има реалистични планове, включително резерв за извънредни ситуации.

Това означаваше внезапен преход към домашен офис и спад в работата или качеството на работата на служителите?

Много хора се оказаха в домашен офис внезапно и неподготвени по време на коронарната криза. В допълнение, те се обърнаха към основните жизнени нужди поради ограниченията, наложени от мерките срещу разпространението на вируса. Следователно спадът в представянето беше разбираем. От друга страна, има групи от хора, които нямат проблем да влязат в този стил на работа, като самотни работохолици. Напротив, стресовата им ситуация ги подготви за още по-висока производителност. Познавам мениджър, който трябваше да нареди на двама служители да изключат компютрите и да ги издуха, защото знаеше, че скоро ще изгорят.

Домашният офис ще се използва повече дори след кризата?

Домашният офис е неизбежна глобална тенденция, не е ново явление. До известна степен досега се използва главно от международни компании. Някои компании също смятат, че ако оставят административния си персонал в домашния офис, ще спестят - от наем, енергия, режим на пиене. Или тази ефективност ще се увеличи, защото хората ще пият по-малко кафе или ще се безпокоят в офиса. Малко съм скептичен по този въпрос.

Защо?

Тъй като хората са общували лично помежду си за проблеми и спорове, те често са разрешавали директно с усмивка и неформално. Икономистът изтича до складодържателя, за да обсъди бележката за доставка или да обясни на магазина, за да обясни фактурата. Всички конфликти са по-лесни за обяснение в междуличностната комуникация, отколкото чрез телефон или имейл. Но постоянният домашен офис може да започне да обтяга отношенията - без кафе, без усмивка. Маркетинговите, технологичните или финансовите компании може да са по-склонни да останат в домашния офис, но не и бизнес и производствените компании, където логистиката е по-взискателна и работи по-ефективно, защото хората се познават по-добре и комуникират помежду си. Страхувам се, че когато този свързващ човек изчезне от контактите, производителността на компанията няма да се увеличи.