бюрокрацията

Друга гореща тема, победител в списъка с негативи от официалната работа, е бюрокрацията. Длъжностните лица често биват критикувани за ненужни документи, сложни насоки и тълкувания на закони, които трябва стриктно да се спазват. Е, критиките често са оправдани. В нашето проучване обаче установихме, че бюрокрацията не се отнася само до гражданите, а е трън в очите на много длъжностни лица.

На сутринта секретарят ще донесе на служителя отпечатан имейл, в който е написана задачата за създаване на комисия за обсъждане на спор в рамките на Службата - вътрешна комисия. Служителят пише имейл до вътрешната система, създава файл и незабавно извиква три различни отдела, докато разбере какъв вътрешен акт създава. Предложението за предприятието трябва да съдържа мярката, обяснителния меморандум, мотивационното писмо и доклада. Всичко това трябва да върви в рамките на информацията, която включва информация, предложение за действие, материали за материали и постановления за назначаване. Загубен ли си в него? Това е прост вътрешен въпрос на офиса, който обаче изисква прекалено сложен процес, много документи, подписи и, доколкото е възможно, време и търпение. Прочетете няколко основни съвета как да се справите с ненужната бюрокрация.

Бюрокрацията не е само документи

Когато Макс Вебер се застъпва за бюрокрацията в края на 19 век - „правителството на длъжностни лица“ - той го вижда като единствения възможен и най-ефективен начин за управление и организация на държавата. Йерархичният модел трябваше да осигури перфектен контрол и управляваната от командата система на свой ред за ефективно изпълнение на работата. Елитните и авторитарно мислещи мениджъри надзирават спазването на формалната коректност и законност и повече от резултата или визията, това зависи от законността и легитимността. Проблемът възникна, когато бюрократичният модел започна да се прилага на практика.

Неблагоприятни ефекти

Бюрокрацията се превърна в хранителна среда за много учени, теоретици или бъдещи политици, които я подложиха на адекватна критика. Ето няколко примера:

  • работниците са толкова заслепени от правилата, че не могат творчески да се справят със ситуации, които не са регламентирани,
  • придържането към правилата може да доведе до състояние, наречено „порочен кръг на бюрокрацията“, когато организацията не е в състояние да поправи собствените си грешки,
  • бюрокрацията не предполага индивидуални изрази на индивиди, които са естествени, но надхвърлят правилата на официалната организация, което може да доведе до конфликти,
  • формално зададената система за контрол води до поддържане на необходимия минимум, рядко да се намери начин за подобряване на работата им.

Не случайно избрах екскурзия в историята. Въпреки че ние като компания сме се движили невероятно повече от 100 години, няколко посещения в офиса са достатъчни, за да забележим, че много елементи на бюрокрация в държавната администрация се запазват и до днес. В публичната администрация спим огромен брой умни и талантливи хора, но техният потенциал в момента е буквално заключен.

Изход или 10 стъпки, за да започнете да режете бюрокрацията

По-долу ще споря дали може да се направи нещо по този въпрос, относително лесно и особено отдолу. Няма да пиша за големи и скъпи проекти, информационни системи и засега няма да обсъждам конкретни предложения за промени в законите. Ще пиша за това как можем сами да допринесем за решението, начина, по който мислим и действаме.

  1. Разбиране на измерението на бюрокрацията

Няма съмнение, че бюрокрацията е налице, ние чувстваме нейните негативни ефекти.

Първата стъпка е да го признаете и да го разберете изчерпателно. Бюрокрацията е в нас, това е начинът, по който мислим, стилът, който работим, и целите, които се опитваме да постигнем. Това не е само купчина хартии. Само по този начин ще успеем постепенно да се отдалечим от общите и нефункционални начини за работа към по-хуманна, модерна и отворена администрация на страната.

  1. Посочете ненужни процедурни стъпки

Може да знаете ситуации като . въвеждане на една и съща информация в различни несъобщаващи системи, безсмислено копиране, писане на поща, дневен ред на файлове и препращане от картотеката чрез служители, мениджъри, секретари до директори на отдели. Понякога това е досадно обяснение на сложното законодателство за "дезориентираните" граждани, което може да бъде избегнато предварително.

Случва се не всички стъпки или резултати да имат добавена стойност по отношение на нашите цели. Много пъти, неволно, се оказваме в рутина и дори не забелязваме колко много може да се направи по-ефективно и смислено. Най-често подобни недостатъци могат да бъдат открити от служители, изпълняващи конкретен дневен ред. Те знаят точно къде процесите имат слабости.

Съществуват редица практики в публичната администрация, които не са се променяли през годините. Очакванията на гражданите поради динамична и конкурентна среда да.

  1. Помолете вашия ръководител да поеме отговорност

Двойната проверка на трудно решение със сигурност има смисъл, но колко пъти сме чакали дни, понякога седмици, за да одобрим тривиален въпрос? Колко пъти беше само официален подпис? Времето на оборудването се увеличава, разходите се увеличават, удовлетвореността на клиентите намалява.

Ако правната рамка го позволява, препоръчайте на вашия ръководител да бъде потърсена отговорност, особено ако вече имате опит, който ви дава право да го направите. Ще помогнете не само на себе си, но и на него и най-вече на гражданина, който чака спешният въпрос да бъде оборудван само толкова, колкото е наистина необходимо.

  1. Нека попитаме и споделим информация

Трябва да подготвите анализ, основа или проект на решение. Понякога не можем да получим съвет или данни. Всяка задача, както е предвидено в бюрокрацията, трябва да се управлява от един работник. Днес вече знаем, че сложните решения изискват различни перспективи. Опитът, който все още носим със себе си, са безлични официални писма. Искаме всичко да е покрито. Често дори не си вярваме.

Операциите на системния регистър в системата отнемат повече от записването му. Разбира се, понякога е необходимо официално писмо. Нека ги ограничим, когато е възможно. Нека излезем от нашата зона на комфорт, попитайте колега, обадете се на друг отдел, разберете дали някой вече е разрешил подобен случай или няма налични данни. Нека създадем работна група. Има много инструменти. Няма какво да губим. Отминаха дните, когато беше „вътре“, за да пазите дневния си ред. Хората, които споделят информация, са успешни хора, споделяйте и нея, можете да я получите само - добър съвет, по-добри данни, по-малко ревизия, време и може би нов приятел.

  1. Няма по-сложни форми

Независимо дали ги разменяме като офиси или ги молим за граждани, все още има много от тях. Формулярите често са объркващи, трудни за попълване, невероятно дълги и понякога нямат никакъв смисъл. Всички сме разочаровани от това. Живеем в нова ера, данните се превърнаха в стока, но внимавайте, тяхното събиране трябва да се извършва разумно и чувствително.

Ако имате влияние върху тяхното създаване, не забравяйте, че приемлива форма има тези четири характеристики: тя е лесна за разбиране, кратка, смислена и предварително дефинирана. Онлайн формулярите имат няколко предимства. Освен че винаги ги четете от граждани, не е нужно да ги преписвате на компютъра си, те не могат да бъдат изпращани с празни редове, така че не е нужно да питате толкова много. Още нещо. Сигурни ли сте, че някой вече няма данните, събрани във формуляра, който използвате? Защото най-добрата форма е никаква форма.

  1. Нека не се страхуваме от провал

Спазването на границите на закона, ръководствата и методологиите е на дневен ред на почти всеки от нас. Когато правилата са зададени наистина нелогично, често изразходваме повече енергия за спазването им, вместо да опитваме нова процедура.

Признавам, че не всички амбициозни проекти трябва да се развиват добре. Но това е добре. Знаете ли защо някои западни страни са много по-далеч? Защото той не се страхува да експериментира. Ако не успеят, те признават грешката, извиняват се, продължават да намират решение и гражданинът им се доверява. Например във Финландия, Дания или Люксембург

  1. Обърнете внимание на настройките за мотивация

Бюрокрацията се характеризира с управление на привидно хомогенна маса длъжностни лица, от които се изисква да се подчиняват, да следват правилата и да планират.

Не че няма значение, по-скоро е преминаване от „контролер“ към лидер. Уважаеми лидери, гледайте на служителите като на личности, създайте им пространство за развитие и изразяване на мнението им. Уважаван и ценен служител е най-мотивиран да върши добре работата си.

  1. Разполагаме с инструменти, ще ги използваме. Нека започнем лесно

Нека си признаем, колко пъти сме се оплаквали пред колеги. Трябва да отидете в отсрещната страна на града, за да подпишете, да упълномощите или сметката за командировка. Често живеем в по-стари сгради, няма на какво да си заключим велосипедите, обядите на работните ни места напомнят на фабрична кухня от 80-те, страхуваме се да се качим в асансьора. Това е просто дреболия, но ...

В някои страни това не е просто визия и въпреки че този призив е насочен към по-високи чинове, нека покажем също, че заслужаваме достойно пространство за нашата работа. В динамична и модерна среда от 21-ви век работата е по-приятна и особено по-креативна. В началото е достатъчно да разрешите малките неща и да се научите постепенно да използвате инструментите, предлагани от закона, напр. петиция. Можете да се вдъхновите от едно малко подписващо събитие за борбата за по-добро хранене тук . Винаги е необходимо да се започне отнякъде и може би веднъж визия за държавен град, носеща не само спестявания, но и по-добро сътрудничество на министерствата, вече няма да бъде само визия.

Това беше началото на 8 предложения за размисъл. Вероятно не ги хванахме всички. Нека обсъдим, нека не се страхуваме да говорим за предложения за подобрение. Не забравяйте да сте добър чиновник действа проактивно - тя е отворена за нови идеи и подкрепя тези, които искат да направят нещата по-добре. Затова нека се придържаме заедно, за да решаваме проблеми, нека не се страхуваме да искаме помощ. Нека си вършим работата „умно“, а не „трудно“. Ако успеете да разрешите проблема, колегите чиновници и граждани ще ви благодарят.

И накрая, скъпи длъжностни лица или не-длъжностни лица, имам връзки за вас към интересни статии и инструменти, за да направите работата си по-ефективна. Ще ги разгледаме по-отблизо в раздела за развитие на нашия уебсайт .

Препоръчвам на теоретиците да започнат с работата на Мертън от 1940 г .; Крозиера 1964; Селзника 1957; Gouldner 1955 или Simon 1976. Повече технически типове биха могли да представляват интерес за метода Vanguard - той се занимава с прехода от организация, контролирана от контрол и команди, към системен подход. По същия начин, картографирането на потока на стойността се фокусира върху идентифицирането на стъпките на процеса със и без добавена стойност. Kaizen търси бързи оптимизации на процесите, заедно с Six Sigma, която има за цел да подобри качеството на процеса, да премахне недостатъци и нежелани променливи.

Вероника Ферчикова, Добър чиновник