Симона Праловска 26.06.2019 Ако на. (съвети и трикове) Време за четене: 6 мин.
Стандартни страници и стандартни страници с текстове преминават през нашите ръце всеки ден. Те трябва да бъдат форматирани правилно, така че полученият документ да бъде правилно преведен и да радва окото.
Въпреки това, подготовката на документ често среща всеки от нас, независимо дали пише автобиография, договор или друг текст. Ето защо сме ви подготвили прости съвети и инструкции, с помощта на които можете да се справите с форматирането с левия гръб. Въпреки това все пак препоръчваме да използвате десния фронт. 🙂
В тази статия ние подчертахме само някои от най-проблемните корекции. Можете да изтеглите пълния файл с инструкции в PDF формат: Как да форматирате в MS Word_Lexika.pdf
Или във формат Word, в който ще видите как изглеждат отделните настройки на практика и можете също да го изпробвате: Как да форматирате в MS Word_Lexika.docx
Почти винаги има няколко опции за достъп до отделните настройки. За улеснение, ние винаги представяме само един, евентуално допълнен с клавишна комбинация, за ефективна работа. Но за това следващия път. 🙂
Няколко съвета, за да започнете
1. Ако искате да запазите абзаца, но също така да започнете да пишете на нов ред, можете да използвате т.нар. меко влизане (Shift + Enter).
2. Фиксирана празнина (Ctrl + Shift + интервал) В случаите, когато е необходимо да се запази целостта на израза на един ред (напр. Заглавие и име - Ing. Miraculous - не трябва да се разделят на два реда), вмъкнете т.нар. фиксирано пространство (Ctrl + Shift + интервал).
3. Когато форматирате документ, той е идеален за преглед скрити символи - отметка У дома, група Параграф, икона Покажи всичко.
Отделните скрити знаци изглеждат така:
4. Не се опитвайте да подравнявате текста с множество интервали, раздели или "Enter". Това е така, защото много лесно може да се случи така, че когато отворите документ в друга програма или на друг компютър, целият текст да се разпадне. Вместо това:
- Двойна, тройна, четворна. заменете интервалите с раздели.
- Използвайте таблица без граница вместо множество раздели.
- Използвайте вместо множество „enteres“ за отделяне на страници Парти почивка (Ctrl + Enter).
5. В Word имате клипборд, в който последните 24 копирани записа (текст, снимки.) Се запазват автоматично. Можете да използвате това, ако копирате текст от различни документи или уебсайтове. Включвате пощенската кутия на маркера У дома в група Клипборд като щракнете върху стрелката в долния десен ъгъл. Буферът се показва вляво, до вертикалната линийка. След като щракнете върху записа, текстът автоматично се вмъква в документа.
Премахнете форматирането
Ако копирате текстове от множество източници, когато създавате документ, е много вероятно всеки от тези текстове да изглежда различно, когато се поставя в Word (точно както в оригиналния документ, от който копирате текста). Това е така, защото Word автоматично копира форматирането на източника по подразбиране.
Можете да премахнете това форматиране (т.е. да го промените на стандартното форматиране на вашия документ) при вмъкване на текст. На отметката У дома в група Клипборд кликнете върху падаща стрелка по т Поставете и изберете опция Запазете само текст.
Вторият вариант е да премахнете форматирането в целия документ наведнъж след вмъкване на текст като изберете целия документ (Ctrl + A) или само необходимата част и в раздела У дома щракнете в групата Шрифт върху иконата Изчистете цялото форматиране.
Формат за копиране
Ако искате да приложите форматиране на текст към друга част на документа, Word има решение. Маркирайте текста с желания формат и върху маркера У дома в група Клипборд кликнете върху Формат за копиране (така наречената бъркалка). След това просто изберете текста, който искате да форматирате.
Ако искате да приложите формата към повече части от текста, по-добре е да използвате клавишни комбинации: копиране на формат: Ctrl + Shift + C, поставяне/използване на формат: Ctrl + Shift + V (можете да използвате този пряк път многократно, за да използвате същия формат).
Стилове
Ако честно сте задали междуредие, интервали преди и след абзаци, подравняване и подходящ шрифт в първата част на документа, би било жалко да не го използвате. И точно това използват в Word, т.нар. Стилове, които ще намерите в раздела У дома.
Можете да изберете един от стиловете по подразбиране или да създадете свой собствен. Стиловете представляват определени свойства за форматиране. Те гарантират, че не е необходимо да задавате ръчно тези свойства за различни части на текста - благодарение на стиловете, можете да ги зададете с едно щракване. Определено ще оцените тази функция, когато форматирате документ от 100 страници.
Например, ако промените цвета на заглавията при писане на документ и промените този цвят в настройките на стила, цветът на всички заглавия, маркирани с този стил, автоматично се променя. Не е нужно да ги редактирате ръчно.
Номериране на страници
Номерирането на страници в документ е често срещан препъни камък. Особено, ако не искате да номерирате всички страници. Така че нека видим какво да правим с него.
Номериране от първата страница
На отметката Поставете в група Хедър а пета кликнете върху Номер на страницата и изберете формата за номериране на позицията и страниците.
Номерация, различна от първата страница
За да настроите номериране от страница, различна от първата страница, първо трябва да разделите документа на секции.Например, в този документ сме използвали номерация от шеста страница. Това означава, че една част завършва от петата страна, а друга започва от шестата. За да отделите раздели, отидете на последния ред на петата страница. На отметката Оформление щракнете върху елемента Прекъсвания и изберете опция Прекъсвания на раздели >> Следваща страница.
При показани скрити символи прекъсването на раздела изглежда така:
Щракнете двукратно, за да отидете в горния/долния колонтитул. Ще се появи нов раздел Горен и долен колонтитул, отчасти Навигация премахнете/премахнете отметката Връзка към предишната (може да не е маркирано в тъмно сиво).
И накрая, просто задайте номерирането на страниците, както е описано по-горе.
Можете също да използвате тази процедура, ако искате да имате различен текст в горния/долния колонтитул на някои страници.
В следващата част на статията ще разгледаме функциите на Word, които не са пряко свързани с форматирането, но са много полезни при работа с документ.
Автоматично съдържание
Друга полезна функция на Word е автоматичното съдържание. Тази функция често е проблематична. Много хора се опитват да вмъкнат съдържание в документ и той не се появява и не се появява. Тук се връщаме към описаната по-горе част - k стил, кои за правилно генериране на съдържание трябва да използвате. Word е просто компютърна програма, така че без да му показва какво е заглавие, какво подзаглавие и т.н., няма какво да улови.
Ако вече сте приложили стилове към вашия документ, поставянето на съдържание е лесно. На отметката Препратки щракнете върху елемента Съдържание и изберете една от предварително зададените опции. Ето, това е всичко! 🙂
Ако продължите да работите с документа, не забравяйте винаги да актуализирате съдържанието след редактиране. Щракнете с десния бутон върху съдържанието и изберете Поле за актуализиране.
Коментари
Коментарите са много полезни, например, когато получите документ за коментар.
За да вмъкнете коментар, изберете текста, към който коментарът ще се прилага в документа. След това кликнете върху раздела Ревизия на бройка Нов коментар.
Можете да превъртате коментарите, като използвате елементи Предишен а Следващия.
За да видите коментари за отметка Ревизия в група Проследяване щракнете върху елемента Показване на ревизии и маркирайте опция Коментари.
Коментарите са ясни, дори ако повече от един човек коментира документа. Всеки коментар е маркиран с инициали, цвят и сериен номер.
Проследяване на промените
Ако трябва не само да коментирате документа, но и да го коригирате и не искате да загубите оригиналния текст, удобен помощник е функцията Проследяване на промените. Можете също да го намерите в раздела Ревизия.
Ето как изглежда документ с включени проследени промени.
Можете да преглеждате отделните промени една по една и по ваша преценка да приемате/отхвърляте промените в документа една по една или всички наведнъж.
Езикови настройки и проверка на правописа
И накрая, както винаги, проверка на правописа, която не бива да пропускате, когато създавате текст. Проверката на правописа никога не е вредна. 🙂
За да зададете правилния език в документа, изберете целия текст (Ctrl + A) и кликнете върху езика в долната лява лента.
В диалоговия прозорец изберете желания език (Не проверявайте правописа и граматиката оставете отметка) и щракнете Добре.
За да откриете възможни грешки, задайте грешни или неправилни думи за подчертаване. Щракнете върху раздела Файлът > Настроики. Появява се диалогов прозорец. Щракнете върху отметката в него Корекция и проверете опциите: Проверявайте правописа, докато пишете а Посочете граматически грешки при писане.
Ако тези съвети не са ви достатъчни и бихте искали повече, пишете ни в коментарите какво би ви интересувало. 🙂
Започнах своето поклонение в LEXIKA по време на студентските си дни през 2017 г. Оттогава LEXIKA, хората в него и преводаческата индустрия ми прирастнаха по сърце. Ежедневните ми предизвикателства включват намирането на преводачески талант. Освен това съм посветен на развитието на добри и отворени отношения с нашите постоянни преводачи, за да можем да правим това, което ни изпълва. Постепенно маркетинговите дейности и вътрешният HR също се присъединиха към моя обхват на работа. Така че определено не съм в опасност от стереотипа в работата и всеки ден научавам по нещо ново. 🙃