дълги

Dáša Spillerová даде интервю на TV Markíza за това как да се подготвят за дълъг неочакван домашен офис, какво трябва (не) да правят мениджърите и как да определят време, когато мнозина се занимават и с ежедневното съжителство с деца в контекста на ефективността на работата.

Копие на статията също тук:

Много компании може да разберат, че някои служители са по-ефективни, ако работят от вкъщи.

Мнозина са в принудителния домашен офис повече от месец и все още не е ясно колко дълго ще продължи тази ситуация. Според треньора Даша Спилерова е невероятно как компаниите и държавата не са били подготвени за кризисна ситуация. Според експерта подобни моменти разкриват добродетели, но и пороци.

Той смята, че компаниите ще се поучат от ситуацията и някои може да въведат частична работа от вкъщи дори след епидемията. Това може да е особено вярно за родителите на малки деца, които в наши дни показват високо ниво на ефективност.

В интервюто можете също да прочетете:
Как да работите от вкъщи възможно най-ефективно
Как да планираме ден с дете
Дали компаниите ще внедрят домашен офис дори след края на епидемията
Как компаниите трябва да се подготвят за неочаквани ситуации
Как да се отпуснете

Ще мине бавен месец, откакто много от нас се озоваха в принудителен домашен офис. Намираме се на етап, в който повечето хора са свикнали с това или е минало непоносимо дълго време?

В тази фаза на пълното преплитане на работата, личния и семейния живот, повечето хора, които работят от вкъщи, вече започват да създават нов ритъм, структура и ритуали на функционирането на домашния си офис. Започва със създаването на оптимална физическа среда при работа от вкъщи, чрез управление на вашето собствено време и задачи, до създаване на правила за ефективна работа с вашия ръководител и колеги. Това води до по-голяма лична ефективност и производителност. От друга страна, продължаващата несигурност и осъзнаването, че няма да е за кратко, отнемат емоционалната ни устойчивост. Хората изпитват нужда да натрупват умствена енергия за следващите дни и седмици, за да избегнат изчерпването на ресурсите.

Има максимален срок, който препоръчвате на човек да прекара в домашния офис без почивка?

Не може да се обобщи. Максималното време за домашен офис, което служителят може да управлява добре, е силно повлияно от вида дейност, корпоративната култура, семейния произход и не на последно място личността. При нормални, а не днешни пандемии обстоятелства, много служители имат положителен опит с домашния офис от години. За мнозина това е техният избор и предпочитан режим на работа, който не искат да променят. Едно от предимствата на компаниите, което беше оценено високо от служителите в близкото минало, беше частичният домашен офис.

Имаше обаче основни разлики. Служителите, работещи от вкъщи през деня, не се занимаваха с това как да наемат деца, как да ги направят учител на непълен работен ден и по-специално те знаеха, че след работа ще напуснат дома си на разходка, за култура, за да спортуват или за среща с приятели. Този контекст направи работата от дома привлекателна. Сега това не е така, именно защото след домашния офис остава само домът. Освен това в миналото компаниите са имали достатъчно време, за да оборудват служителите в домашния офис с необходимите технологии, умения, да задават очаквания, начина на комуникация и начина на оценка на изпълнението на задачите. В днешната ситуация всичко върви „в движение“, често чрез проби и грешки - корекция.

Мисля, че повечето хора ще издържат толкова дълго, колкото е необходимо, но при условие, че мениджърите, в сътрудничество с отделите за човешки ресурси, оценяват опита и гъвкаво определят комуникацията и очакванията за служителите, така че да е управляемо индивидуално за тях. Днес компаниите вече имат значителен превес на служителите, които се грижат за качеството на тяхното представяне, съвместните резултати и успеха, така че е необходимо да ги изслушате, да ги подкрепите и да определите правилата за работа на временен домашен офис заедно с тях .

Вкъщи служителят може да бъде разсеян от всичко, защото никой не гледа. Как да работите възможно най-ефективно?

Някои изследвания казват, че до 70 процента от източниците на смущения са причинени от нас самите. Умът ни бяга, изведнъж се сещаме да направим нещо непланирано. Когато трябва да направим нещо, което не искаме, можем да изтрием и праха от цветята. Помага за ефективността при създаването на реалистични дневни и седмични планове. Разделете задачите на такива, които изискват 100 процента внимание и ги планирайте, когато не ме безпокоят. Напротив, можем да планираме по-малко взискателни задачи до времето през деня, когато смущения са по-вероятни.

Полезно е и при работа от вкъщи, когато се изискват неработни задачи, да се разделят по-големите задачи на по-малки. Например вместо: Пиша съобщение от ... планирайте първата си стъпка: Ще очертая какво ще съдържа докладът. Това е по-реалистично, по-мотивиращо и повишава самочувствието ми, защото вече виждам, че съм изпълнил част от ангажиментите и измива хормоните, които поддържат доброто настроение.

Що се отнася до техниките за ефективност, препоръчвам една проста, която работи. Известна е като техниката Pomodoro (според минутния часовник за готвене във формата на домат, бележка на редактора).. Състои се от задаване на време, оптимално 25 минути, когато ще работя непрекъснато, след това ще направя петминутна почивка, когато не правя нищо или проверявам телефона. Оптимално повторявам 25-минутния интервал още три пъти и правя по-дълга почивка. Ако на някой му се струва много, препоръчвам да опитате поне принципа на измерените кратки интервали на концентрация с награда за пробив.

Всеки ден работникът трябва да е подготвен да работи с всичко, което прави в нормален работен ден, въпреки че не излиза от апартамента или е добре, ако се присъедини към работа от леглото.?

Поддържането на навици и ритуали, както при стандартния режим, и даване на ясна структура на деня помага за производителността и психическото благосъстояние. Освен това е добра профилактика срещу депресивни настроения. Това обаче не означава, че няма хора, особено в творческите професии, които също работят добре от леглото.

Има професии, които не могат да се изпълняват сто процента от вкъщи на компютъра. След това тези служители може да се чувстват излишни. Техният мениджър трябва да отдели специално време за общуване с тези служители?

Днес мениджърите трябва да отделят специално време за индивидуална комуникация с всички служители. Те обаче трябва да се отърват от идеята, че ще приемат или създадат общоприложими правила за това как да общуват и след това просто да се придържат към тях. Отдавна се говори за необходимостта от индивидуален подход на мениджъра към членовете на екипа му, днес тези думи се преместиха от риторичното ниво и се превърнаха в дълг. Мениджърът трябва да обсъди с всеки член на екипа каква форма и честота на комуникация са в подкрепа за него, да се съгласи с очакванията за ефективност (за предпочитане на седмица), как да ги наблюдава и оценява, как да се справя със ситуации, ако нещата не вървят според план и По подобен начин.

Що се отнася до служителите, които могат само частично да извършват своите дейности от вкъщи, аз вече знам за положителния опит на някои компании. Те отделиха специално време за комуникация с тези служители и се договориха с тях за важни за компанията задачи, но досега нямаше място да им се отдадат изцяло. Това са задачи, макар и много важни за бъдещата успешна операция, но те не бяха възприети като спешни. Това могат да бъдат задачи, свързани с по-ефективна оценка и работа с данни, създаване на системи за по-добро обслужване на клиентите, подобряване на услугите за иновации и създаване на нови продукти.

Прочетете също: Адвокатите съветват за всичко, на което имате право, когато трябва да останете вкъщи.

Има план компанията да се подготви за такива неочаквани кризисни ситуации?

Не е за вярване, че все още сме неподготвени за нестандартни и кризисни ситуации на индивидуално, организационно, но и държавно ниво. След този опит компаниите ще бъдат по-отговорни при изготвянето на планове за управление на кризисни ситуации от гледна точка на икономическото управление на компанията, но не можем да предположим как ще изглежда следващата нестандартна ситуация. В областта на работата с човешки капитал е най-важно компанията систематично да подкрепя способността на хората да мислят креативно и гъвкаво, да действат проактивно, мениджърите да станат хора с лична почтеност, които имат доверието на своите подчинени и които са в състояние да се развиват техния потенциал.

Ако една компания привлича морално интегрирани и компетентни хора, които искат да учат, желаят да получат обратна връзка и критично да преосмислят поведението си, тогава смея да твърдя, че такава компания може да се справи с всяка криза. В работата си имам възможност да участвам в това как екипите се справят с кризисни ситуации и мога да кажа, че управленските екипи често се сблъскват с неочаквани кризисни ситуации и заедно могат да демонстрират чудодейна способност да се справят с тях. Именно това е качеството на зрелите екипи, при които има ефект на синергия, когато екипът не е сбор, а кратно на способностите на индивидите.

Възможно ли е да управлявате и дете в допълнение към домашния офис? По-добре е служителят да признае на шефа, че трябва да учи с детето и няма време да работи?

През този период не е добра стратегия за мениджъра да задава очаквания, да възлага задачи и да чака, че ако служителят има препятствие, например под формата на трудна семейна ситуация, той ще го съобщи. Мениджърите трябва да бъдат активни още в самото начало, като определят очакванията за работниците по време на временния домашен офис, установяват реалното положение на хората, условията, при които ще работят. След това заедно оценете техните ограничения и задайте реалистични очаквания и планове.

Няма смисъл да очаквате 100% представяне от колеги, които отговарят за две или повече деца по време на домашния офис. Защото дори ако този служител би могъл да ги изпълни, използвайки всички ресурси, вероятно е сигурно, че след два месеца в домашния офис такъв член на екипа ще стане човек, който след като се върне към нормалното, се оказва на някакъв етап от процеса на изгаряне . Това ще остави щети, които е трудно да се поправят на всички нива на компанията.

Ако обаче мениджърът не е достатъчно чувствителен към тези аспекти и не отвори темата за специфичните условия на труд на своя подчинен, той трябва да бъде активен служител. Тоест той трябва да отвори тази тема и да оцени реално ситуацията и възможностите си за работа. Трябва не само да сме чувствителни към нуждите на организацията, но и да се научим да се грижим за себе си.

Как да обясним на дете, че се нуждаем от мир на работа в домашния офис и не винаги можем да сме „под ръка“?

Преди всичко искам да кажа, че се възхищавам от това, което сега могат да направят родителите на домашния ми офис, които имат деца в задължително училище и по-малки деца у дома, и знам, че често им се налага да достигнат дъното на своите възможности. Фактът, че имам нужда от период на почивка, за да работя, трябва да се говори с детето, за предпочитане когато е спокойно и търпеливо обяснява контекста. По-конкретно какво ще донесе положително, ако се придържа към това, за което сме се договорили заедно.

Помага да включим детето в изготвянето на планове, кога всеки ще си свършим работата, кога ще допринесем за управлението на домакинството, кога ще имаме по-дълго време за себе си и как ще го изпълним. По този начин детето също ще се чувства отговорно за изпълнението на плановете. Пример за спазване на обещания трябва да бъде родител. Ако детето има опит, че ако остави родителите си да работят, тогава нещата, които са му били обещани, са забавни, тогава той ще бъде по-готов да си сътрудничи следващия път. Просто се изплаща.

Родителят остава с детето вкъщи в едно домакинство и двамата имат своите отговорности. По-добре е да имате отделни графици и да работите всеки в стаята си през деня или да комбинирате графици и да ги комбинирате?

Добре е да има моменти, когато и родителят, и детето работят върху своите задължения. Ако детето е малко, единият родител се грижи за него, докато другият работи и след това те се сменят след един или два часа. Тогава е добре да отделите време, когато детето е заето с играта или видеоклипа си или когато бабите и дядовците са ангажирани онлайн. Освен това всяко семейство има свои собствени ритуали и навици и трябва да се поддържа в този момент, макар и по различни начини.

В Западна Европа е по-често жените да започват работа сравнително рано след отпуск по майчинство, но те обикновено са в домашен офис или на непълно работно време, за да съчетаят по-добре професионалния и семейния живот. Не смятате, че тази тема ще започне да се обсъжда повече, когато видим, че много компании сравнително бързо са "стартирали" системата за домашен офис?

Срещнах се именно с такива преживявания с мои познати и приятели, че домашният офис и спецификата на днешната ситуация отвориха нови възможности и развиха нови умения. Това е и моят личен опит. Когато ситуацията ме принуди да променя отношението си, виждам, че много обучения и тренировки на екипи могат да се извършват чрез онлайн платформи с голяма добавена стойност и трябва да призная, че дори по-ефективни.

Също така наблюдавам как всички недостатъци на корпоративните срещи се проявяват в онлайн света и мениджърите са принудени да работят върху това как да рационализират комуникацията си към екипа. Убеден съм, че новите навици и опит ще бъдат от полза, дори ако се върнем към офлайн операция. Компаниите също са регистрирали, че някои работни места или служители могат да работят по-ефективно чрез домашния офис и компаниите ще направят съответните промени.

Родителите на малки деца могат да бъдат по-ефективни?

Точно вчера разговарях през градинска ограда със съсед, който има трима деца в задължително училище. Тя оцени, че когато е успяла да създаде функционален режим в семейството, след три седмици домашният офис наблюдава как може да бъде по-ефективен при изпълнение на работни задачи дори в сравнение с класическото функциониране.

Напротив, работниците, които са били настроени реактивно, в смисъл „дайте ми задача и ще я изпълня“, сега са по-трудни. Вероятно е така, че съвременните времена с множество интензивности разкриват всички добродетели и пороци. Това, което може да се скрие, независимо дали са немотивирани служители, некадърни и егоцентрични мениджъри, компании без визия, днес придобива много ясни контури с лесно предсказуеми въздействия. И казвам това с пълното съзнание, че много компании са изпаднали в сериозни неприятности напълно невинно. Тези, които имат визия, грижат се за служителите, имат голям шанс да изградят и да започнат успешно своя бизнес отново и аз вярвам, че бързо.

Някои служители имат проблеми с „изключването“ от работа и работа до късно вечерта. Как могат да го предотвратят?

Важно е да осъзнаем, че не бягаме спринт, но е необходимо да избягаме маратон. Следователно е необходимо да се грижим за себе си, така че да не изчерпваме всичките си умствени и физически ресурси, докато не работим в нормален режим. Тогава няма да можем да се справим дори със стандартните условия. Една от първите стъпки към прегарянето е, че работим, дори ако се чувстваме уморени и работата отнема неразумно много време, тогава не се отпускаме достатъчно, не почиваме и на следващия ден достигаме още по-дълбоко в резервите.

Затова е по-добре да можете да кажете „Днес приключих“ в точното време. Моят опит е, че когато човек работи фокусирано и неефективно, той е склонен да го прави дълго време. Това е омагьосан кръг, който трябва да бъде прекъснат. Например, като го отворите в комуникация с вашия ръководител и зададете реалистични очаквания.

Прочетете също: Какво психолози и компании съветват служителите в домашния офис?

Понастоящем психохигиената е много необходима. Кои са най-добрите начини да си „изчистите главата“?

Повечето от нас най-добре почистват главата с чист въздух и движение. Който е в къщата, има градина, така че днес е лесно в тази посока. Живея само на 15 километра от Братислава и има много места, където на разходка ще срещнете човек със същата вероятност като дива свиня. Въпреки това дори в града е възможно да намерите време и място, където да се чувствате в безопасност и да можете да се разхождате или спортувате без стрес. Освен това днес мнозина използват онлайн йога, пилатес, фитнес тренировки и силно го хвалят.

Всяко движение и смяна на дейността са незаменими за психохигиената. Освен това всеки знае какво го радва и ги зарежда с енергия. Музика, танци, книга, добра комедия. Слава Богу, никой не ни отне това. Необходимо е само да се отдадете на това и най-добре да планирате специално за всеки ден. Понякога в трудни моменти ще ви помогнат и изпитаните три дълбоки вдишвания и дори по-бавни издишвания.

Даша Спилерова е съосновател и директор на консултантската компания ADDA Consultants. Тя работи като треньор за мениджъри на най-високите позиции. Той също така ръководи програми за подкрепа на таланти и лидери. Той е един от основателите на програмата за развитие на висшия мениджмънт на Академията на Джон Блейки.