Възпитаник на Юридическия факултет на Университета П. Й. Шафарик в Кошице, който работи в областта на правосъдието и се фокусира основно върху търговското и трудовото право.
Какви промени внесе новото законодателство в областта на защитата на рождените числа като лични данни от 25 май 2018 г.? Ето кратък преглед.
Считано от 25 май 2018 г., на територията на държавите-членки на ЕС, включително Словашката република, започна да се прилага единен режим на защита на личните данни - Регламент GDPR, което, inter alia той също така донесе фундаментални промени по отношение на обработката на номера на раждане. В същото време, новият Закон за защита на личните данни бр. 18/2018 Coll., Който замени досега действащия Закон №. 122/2013 Coll.
GDPR в чл. 87 гласи, че държавите-членки могат да определят по-подробни специални условия за обработката на национален идентификационен номер или друг идентификатор с общо приложение. Въз основа на тази разпоредба за овластяване Словашката република прие нов регламент относно обработката на номера на ражданията като национален идентификатор.
Номер на раждане като лични данни
Съгласно Закона за рождените номера, рожденият номер е постоянни лични данни за самоличност на физическо лице, което гарантира неговата еднозначност в информационните системи.
Подобно на стария и новия закон за защита на личните данни, той смята, че номерът на раждането е такъв общоприложим идентификатор на физическо лице. От 25 май 2018 г. категоризацията и публикуването на тези лични данни се промени.
1. Изменение на защитата на номера на раждане съгласно стария закон
Според предходното законодателство рожденият номер е принадлежал към специална категория лични данни, следователно се счита за чувствителни лични данни (§ 13, параграф 2 от Стария Завет). Беше възможно да се обработи само ако използването му беше необходимо за постигане на дадената цел на обработката. Разкриването на номера на раждането беше абсолютно забранено (дори ако съответното лице е дало съгласие за публикуването му). Всяко нарушение на това задължение подлежи на глоба.
2. Промяна на защитата на номера на раждане съгласно новия закон
След новия рожденият номер е лични данни със същия статус като другите лични данни. Въпреки това може да се счита за конкретни лични данни със собствен режим на законна обработка (§ 78, ал. 4 от новия закон). Това означава, че идентификационен номер това вече не са чувствителни лични данни.
Рожденият номер вече не е чувствителна лична информация.
Остава в сила, че номерът на раждането може да бъде обработен само ако е възможно, ако използването му е необходимо за постигане на дадената цел на обработката. Новият закон обаче добавя, че ако номерът на раждането се обработва въз основа на съгласието на заинтересованото лице, съгласието за неговото обработване трябва да бъде изрично и не трябва да се изключва от специален регламент. Освен това съгласието трябва да отговаря и на други изисквания, за които ще научите в статията Съгласие за обработка на лични данни съгласно GDPR от 25.5.2018 г.
Също забраната за публикуване на номер на раждане остава в сила съответното лице. Но новият закон установи един изключение от тази забрана, което е ситуацията, която личният идентификационен номер се публикува от съответното лице.
Само съответното лице може да публикува номера на раждането.
Внимание: Съгласно принципа за минимизиране на личните данни, винаги е необходимо да се вземе предвид обхватът на данните, строго необходими за обработката, т.е. дали номерът на раждането изобщо трябва да бъде обработен или не. Ако е възможно да се идентифицира конкретно лице по име, фамилия, адрес и дата на раждане, все още не е необходимо да се обработва рожденият номер.
Цел на обработването на рождения номер на служителя като лични данни
В трудовите отношения той е човек, който обработва личните данни на своите служители работодател, който е оператор по смисъла на GDPR.
Работодателят може да събира лични данни на своите служители само с цел, определена или предварително определена от закона. За целите на обработката на номера на раждане на служителя е идентификацията на служителя, ако използването на рождения номер е необходимо за постигане на дадената цел на обработката (напр. идентификация на притежателя на социална или здравноосигурителна полица, идентификация на данъкоплатеца).
Правно основание за обработка на номера на раждане на служителя
Когато обработва личния идентификационен номер на служителя, работодателят може да го използва тези правни основания:
- обработката е необходима за изпълнението на договора,по която служителят е страна (Член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД) - обработката на рождения номер на служителя е необходима за изпълнение на правата и задълженията на работодателя, произтичащи от сключеното трудово правоотношение,
- обработката е необходима за изпълнение на законовото задължение на работодателя (Член 6, параграф 1 (c/GDPR) - обработката на рождения номер на служителя е необходима, за да може работодателят да го регистрира в социалноосигурителното дружество (Закон за социално осигуряване), с цел поддържане на ведомост Закон за данък върху доходите),
- изрично съгласие на служителя (Раздел 79, параграф 4 от новия Закон) - само ако целта не може да бъде постигната по друг начин (използването на това правно основание за обработката на ЕГН е много рядко в трудовите отношения).
Тъй като всеки работодател трябва да обработи номера на раждане на своя служител, може да се счете за необходимо, ако номерът на раждането е посочен директно в трудовия договор. Както бе споменато по-горе, в трудовите правоотношения е целесъобразно да се сведе до минимум използването на номера на раждане само за такива операции по обработка, които действително изискват използването му (например регистрация на служител в Агенцията за социално осигуряване, подаване на данъчна декларация). Обратно номер на социално осигуряване не трябва да се използва, освен ако не е абсолютно необходимо (напр. във вътрешни записи, в листове за присъствие от обучение). По този начин работодателите трябва да избягват прекомерното използване на различни вътрешни формуляри или други документи, посочващи рождените номера на служителите.