Почти всички сега пишат десетки имейли. Всеки от вас получава още повече имейли всеки ден. Много добре знаете колко такива имейли дори не сте прочели, защото на пръв поглед изглеждат безсмислени, скучни или безполезни. Но същото може да се случи и с вас - електронната ви поща също може да отиде направо в кошчето по този начин. Знаете ли как да се свържете с получателя, за да може той да прочете имейлите ви? Нека да разгледаме няколко знака, за да ви помогнем да пишете интересни имейли.
1. Бъдете професионални
Създайте сериозен имейл адрес, съставен от вашето име и фамилия или някакво подходящо съкращение. Докато пишете, напишете кратък предмет, максимум 7 думи, които описват същността на кореспонденцията. Това ще осигури най-важното - вниманието на човека, на когото изпращате имейла.
2. Изберете подходящия адрес
Всяка комуникация трябва да започва с адрес и, ако е необходимо, с емпатичен адрес. Избягвайте голям брой емотикони.
3. Преминете към въпроса сега
Обяснете възможно най-кратко защо пишете на въпросния човек. Използвайте маркери, различни размери и стилове на шрифта, за да направите текста си възможно най-ясен.
Уважаеми г-н Новак,
Знам, че в момента се подготвяте за трудна среща, така че ще бъда кратък. Пиша ви във връзка.
4. Не използвайте отворени въпроси твърде често
Правилно:
Мисля, че най-доброто време за състезанието е петък, 10 юни 2016 г. Ако не сте съгласни, посочете причините.
Грешно:
Кога смятате, че трябва да проведем състезание?
5. Бъдете мили
Не пишете само когато имате нужда от нещо. Бъдете възприемчиви и моля колега или познат с хубава връзка. Вашата комуникация ще се издигне на ниво. Например: Мислех за новия ви проект. Мисля, че този ресурс може да ви бъде полезен.
6. Бъдете изключително кратки
Не винаги е възможно, но когато е възможно, опитайте се да се изразите с 2-3 изречения. Ако имате проблем, изразете се накратко, по-добре се обадете.
7. Запомнете - първо похвала, после критика
Винаги е по-добре да започнете с по-добрата, т.е. положителна обратна връзка. Само тогава бъдете критични. Например: Наистина оценяваме вашата работа за нас. Но все още има няколко неща, които трябва да подобрите. Моля, вижте нашите коментари по-долу.
8. Завършете имейла с нещо хубаво
Например, уведомете човека, че чакате отговор, например с фразата: Очаквам с нетърпение вашия отговор.
9. Не забравяйте да подпишете
Имейлът трябва да включва вашия контакт в правилния формат:
10. Двойка с удоволствие да заключи
Пазете делото във вашето, вашето, вие, вие, вие. Включете и празни редове между абзаците, за да направите текста по-ясен. Обърнете внимание на правописа. Ако пишете на представители на компании, държавни институции, политици, професори, обръщайте се към тях според тяхната функция.