Надбавки за пътуване - най-често срещаните грешки от практиката за кандидатстване
17.12.2019 19:03
Като първа стъпка трябва да се каже, че алфа и омега при признаването на пътните разходи е изцяло изготвена вътрешна директива. Той трябва да се актуализира редовно и в същото време да е разбираем за всеки служител. При извършване на одит най-често срещаме следните грешки:
- Възстановяване на банкови такси при плащане с частна платежна карта в чужбина
Може би най-често срещаният проблем е прекомерното плащане на банкови такси при плащане в чужбина с лична карта на служител. Компаниите се оправдават с това, че служителят не трябва да носи загуби при пътуване в чужбина. Те обаче не са наясно с по-мащабните изисквания, които произтичат от тях. Банковите такси по сметката на служителя не са разходи на работодателя. Ако служителят е създал разплащателна сметка по искане на работодателя и работодателят се съгласи да ги възстанови, той ще отчете обезщетението, предоставено на служителя, както следва:
а) разходи, свързани с банковата сметка на служителя: 548/331;
б) плащане: 331/221;
В същото време такъв доход на служителя се счита за доход от зависима дейност, независимо дали доходът е осигурен от социалния фонд или от други източници на работодателя. Това означава, че компанията ще включи такъв доход в заплатата на служителя и ще направи подходящи удръжки. Освен това въпросното изпълнение трябва да бъде регламентирано в колективен трудов договор или вътрешен правилник. Само при тези условия разходите на банката на служителя начисляват данъчни разходи за работодателя.
- Възстановяване на сумата от банковото извлечение в случай на чуждестранен документ
Компаниите често имат вътрешна политика, в която се посочва, че възстановяват разходите/документите, деноминирани в друга валута чрез извлечение от частна банкова сметка на служител. За съжаление признаването на пътните разходи в размер на EUR, посочено в банковото извлечение на служителя, където документът е издаден в друга валута, е в противоречие със Закона за счетоводството. Според закона дружеството трябва да преобразува документа в евро, като денят на счетоводното събитие е денят на подаване на бизнес отчета на работодателя и следователно ще се използва референтният курс от предходния ден. В този случай всички разходи за обмен към банката се преобразуват от служителя, когато се преобразуват в евро.
- Възстановяване на обяд с партньор без намаляване на храната
Друга сериозна грешка е възстановяването на разходите за съвместни обяди с партньори при фактурирането на командировката (вътрешни и чуждестранни). Компаниите често „безглавно“ възстановяват тези разходи, независимо от други свързани счетоводни и данъчни аспекти. На първо място, трябва да се каже, че обядът с партньор е разход за представителство, т. Е. Данъчен разход на компанията. На второ място, необходимо е да се помисли как това ще се отрази на фактурирането на командировката и осигуряването на храна. От гореизложеното следва, че ако работодателят възстановява на работника или служителя документа „работен обяд“, от гледна точка на работодателя това е представителна такса (счетоводство 513). Това също означава, че служителят е имал доказано осигурен „безплатен“ обяд, така че храненето му се намалява в съответствие с § 5, ал. 6 от Закон № 283/2002 Coll. относно пътните надбавки, изменени.
- Възстановяване на пътна заповед без подкрепяща документация
Фактурирането на командировката трябва също да включва подкрепяща документация, която обосновава обосновката на пътуването. За обучения това трябва да бъде потвърждение за участие в обучението, фактура, както и график за обучение, от който става ясно какво е било обучението и дали е било/не е било предоставено напр. обяд. Когато сте в командировка с бизнес партньор, е подходящо да документирате и отчета от командировката, който ще съдържа по-подробна информация за проведената среща, включително резултата, получените контакти, договорените договори и др.
В документа за настаняване често не се посочва дали е предоставена или не закуска. Тъй като в много страни се използват различни ставки на ДДС, за счетоводителя е много лесно да определи дали надбавката за хранене е трябвало да бъде намалена или не. Поради тази причина е подходящо към сметката да се приложи напр. доказателство за резервация на настаняване, където най-често се намира информацията за осигуряването/не предоставянето на закуска.
- Неправилно използване на обменните курсове при конвертиране на чуждестранна валута
Срещаме този проблем в почти всяка компания. Гордиевият възел е определянето на правилния обменен курс не само при преизчисляване на аванси, хранене, но и на други разходи за чуждестранна командировка.
Като първа стъпка е необходимо да помислите дали компанията е предоставила на служителя авансово плащане, за коя държава и в коя валута. Ако компанията предоставя авансово плащане в евро за държава, която не използва валутата в евро, авансовото плащане трябва да бъде преобразувано по обменния курс на първия ден от месеца, в който започва командировката. Ако авансът е изплатен по-рано, t. j. работодателят не може да определи тарифата, тъй като все още не е обявена, ще се използва вече обявената по това време ставка.
Ако компанията предостави аванс в друга валута, тя действа съгласно § 24, ал. 6 от Закона за счетоводството, когато амортизацията на същата чуждестранна валута в брой или от валутна сметка може да се използва за конвертиране на чуждестранна валута в евро:
а) среднопретеглената цена (метод VAP); или
б) цената, определена по такъв начин, че първата цена за оценка на увеличението на чуждестранната валута в евро се използва като първа цена за оценка на намалението на чуждестранната валута в евро (метод FIFO).
Ако това намаление в чуждестранна валута е свързано с уреждане на задължение, стойността по метода VAP или FIFO се използва за конвертиране на уреждането на задължението от чуждестранната валута в евро. Обменният курс към момента на получаване или предоставяне на аванса се използва за измерване на вземанията и задълженията в чуждестранна валута, свързани с отчитането на предоставения или получен аванс в чуждестранна валута.
Във втория случай е необходимо правилно да се преизчисли диетата. При изчисляване на компенсацията за конвертиране се използва референтният обменен курс, определен и обявен от Европейската централна банка или Националната банка на Словакия, валиден на първия ден от месеца, в който се извършва чуждестранното командироване. Друг курс не е приемлив.
В третата точка е важно правилно да се определи обменният курс при преизчисляване на други допустими компенсации. Законът за обезщетението за пътуване не предвижда използването на обменния курс при конвертиране на такива разходи в чуждестранна валута в евро. Следователно работодателят ще използва референтния процент в съответствие с § 24, ал. 2 писмо а) от Закон № 431/2002 Coll. относно счетоводството, изменено (т.е. референтната ставка от деня, предхождащ деня на подаване на фактурата за командировката на служителя), тъй като на този ден работодателят поема отговорност към служителя.
В случай на допълнителни въпроси или несъответствия, ние сме на ваше разположение по всяко време.