Можеш ли да шофираш? И можете ли да използвате имейл? Дори и да отговорите с да на първия въпрос, всеки професионален шофьор бързо ще ви заблуди: всъщност изобщо нямате практика как да се държите в случай на плъзгане и рядко преминавате през завои.

5 октомври 2005 г. в 0:00 ч. Tomáš Bella

използвате

Можеш ли да шофираш? И можете ли да използвате имейл? Дори и да отговорите положително на първия въпрос, всеки професионален шофьор бързо ще ви подведе: всъщност изобщо нямате практика как да се държите в случай на плъзгане и рядко ходите в завои в идеалната писта.

По същия начин, в случая на електронна поща, обичайният начин за използването му далеч не е идеален. Невежеството ви в компютъра няма да струва на никого живота ви, но вие лишавате останалите от време за това. Ако искате да изпращате служебни имейли като професионалист, трябва да сте запознати с тези разширени правила за електронна поща.

Пишете само когато трябва

Претоварени сме с поща, защото писането на имейл е толкова лесно и чувстваме, че нищо не ни струва. Въпреки това е грубо да се изпраща по електронна поща например всеки въпрос, на който бихме могли бързо да намерим отговор в Интернет (и обикновено не е в противоречие с етикета, ако получателят просто игнорира такива имейли).

Броят на имейлите често се увеличава ненужно дори от съобщения с едно изречение „благодаря“ и дори от „добре дошли“. Във всяка компания може да има различни навици, но обикновено е безсмислено да ви благодарим, че се справяте с всяка рутинна заявка - освен благодарности за лична среща. И разбира се - не изпращайте вицове, еротични снимки, видеоклипове, писма за щастие и подобни съобщения, освен ако не сте напълно сигурни, че сред получателите има само хора, които от скука хапят моливи от работа и чакат всеки нов e- поща като спасение. Преди да изпратите някакво верижно писмо (покана за даряване на кръв или помощ на бедно кученце), проверете плата на Hoax.cz или Snopes.com.

Отделен имейл за всяка тема

В девет от десет случая е по-добре да пишете три кратки имейла на един и същи човек наведнъж в работна кореспонденция, отколкото да вмъквате несвързани теми в една тема.

Това е така, защото много хора използват имейли като напомняния за задачи и ако смесите множество задачи заедно, в най-добрия случай забавяте времето, в което получавате отговора на най-лесния въпрос, в най-лошия случай получателят извиква една тема и забравя за останалите. По-специално е абсолютно неподходящо да се смесват работата и личната кореспонденция в един доклад.

Ако вече трябва да пишете за няколко различни неща в един имейл и една тема, номерирайте ги.

Пишете стойки, изрязвайте седалки

Идеалният имейл е най-много такъв, който се побира изцяло на екрана на получателя, без да се налага да превъртате нагоре и надолу в прозореца. Такова съобщение има най-голям шанс получателят да го прочете веднага и да го извика възможно най-скоро. По-дълго може да го обезсърчи. Ако пишете на някого редовно, не се колебайте да пропуснете поздрава и подписа и да преминете направо към въпроса. Не поставяйте автоматично подписа си върху всяко съобщение. Ако цитирате друг имейл, оставете само най-важното, за да стане ясно на какво отговаряте. Просто казано - оставете в съобщението само това, което трябва да има там. Не пропускайте обаче главни букви в началото на изреченията, точки в края - правилната граматика значително улеснява разбирането на съдържанието на текста.

Ясно кажете какво очаквате от хората

В имейлите това обикновено е едно от трите неща: предоставяне на информация, искане на информация или искане на действие. Най-късно от първото изречение на имейла трябва да стане ясно кой от тези три вида съобщения.

Голям брой недоразумения произтичат от факта, че от имейла не става ясно дали авторът очаква отговор, тъй като искането му е спешно и дали докладът изисква някаква дейност. Затова пишете по такъв начин, че всеки получател да може да отговори без проблеми на тези три въпроса.

Например с фрази като „би било добре да се направи“ или „трябва да се подготви“, вие молите за недоразумение, тъй като за разлика от личния контакт, за получателя ще бъде по-трудно да изпрати имейл дали му присвоявате задача или просто да го информирате, че възлагате на някой друг.

В някои компании дори е използван специален шаблон, който позволява по-бързо разбиране и обработка на електронната кореспонденция (в полето по-горе).

Такъв заглавие се поставя в началото на всеки имейл (писателят винаги просто добавя X в правилното поле) и значително намалява вероятността даден важен термин да бъде забравен или неразбран. Дори позволява автоматично сортиране на пощата.

Правилото трябва също да се прилага, че хората, които трябва да отговорят директно на съобщението, са изброени в полето „До:“; получателите в CC (Копиране) получават съобщението само за информация.

Пишете фантастични новинарски статии

Извикването на имейл „здравей“, „заявка“ или поставяне на собственото ви име в темата е знак за напълно начинаещ интернет. Дори популярните предмети като „покана за обяд“ или „проект XY“ далеч не са идеални.

Най-честата грешка - освен неспецифичността - е, че авторът посочва предмета на имейла, но не уточнява неговия характер - дали да предоставя информация или, обратно, да я поиска.

Вместо „настаняване в Братислава“ е много по-добре да напишете „Търся настаняване в Братислава (само една мисъл в параграфа

Хората, работещи с огромно количество информация, със сигурност няма да четат имейла ви като Шекспир дума по дума, а ще прелитат само началото на всеки параграф. Следователно всеки абзац трябва да съдържа само една идея, в противен случай рискувате читателят да пропусне нещо важно, скрито в средата на текста. Ако параграфите са кратки и мислите са ясно разделени, те ще бъдат по-лесни за цитиране, когато отговаряте.

Сменете темата, ако промените темата

Ако пишете нови имейли от мързел, като натиснете Отговор при последното съобщение от въпросния човек и не се колебаете да напишете нова тема, това е фалшификат, подобен на запушване на маса. Темата винаги трябва да съответства на съдържанието на имейла. Ако темата на разговора се променя постепенно, не се страхувайте да смените темата веднага. Поставете оригиналния в скоби и напишете ново заглавие пред скобите с думите "преди", "беше" или най-използваният английски "беше". Затова ще отговорите на имейла с тема „RE: протоколи от срещата“ със съобщение в стил „предложение за маркетингова кампания (беше: RE: протоколи от срещата)“.

Никога не изпращайте прикачени файлове по имейл без описание или просто с думите „вижте това“. Отварянето на прикачен файл обикновено отнема много време, така че напишете ясно какво съдържа прикаченият файл. Ако изпратите текста на статията от Интернет, можете да го вмъкнете в имейла изцяло, ако смятате, че ще бъде по-удобно за получателя - но винаги включвайте линк към оригиналния източник, от който сте получили текст.

Пример за шаблон за имейл, който може да направи комуникацията по-ясна

Този имейл е: [] заявка/заявка [X] само за информация [] частен
Изисква се отговор: [] Да [ ] не [X] зависи от вас
Спешност: [] незабавно [] възможно най-скоро [X] не бърза

Лоша тема - Коректна тема на имейл

Заявка - Изпращайте ми месечни извлечения до петък

Важна информация - Забележка: Ondrej вече не работи за нас

Прес съобщение - Titan представи услугата Golem2000

Страхотен! - Хубава снимка на Братислава (прикачен файл)

Евтини полети - Ние предлагаме евтини полети до Рим

Покана - покана за работен обяд 6.7. Хотел Астрал