Фармацевтичният гигант - хапчената аптека - въвежда електронен обмен на данни EDI и PDK със своите бизнес партньори, вече комуникира по електронен път с 90% от своите доставчици и скоро ще привлече всички. Фирмата завършва с хартиени документи.

електронен

Хапчето работи с 1500 доставчици и обменя хиляди документи с тях всеки месец. За да се тревожи за това възможно най-малко, той възнамерява да електроннизира напълно обработката на тези документи и до голяма степен да ги автоматизира. В това й помагат стандартите за електронен обмен на документи EDI и PDK.

„PDK отдавна е установена на фармацевтичния пазар. В исторически план той се използва от болници, аптеки и доставчици на лекарства, така че и ние трябваше да го въведем. Но тъй като продаваме и дрогерии, козметика или хранителни добавки, въведохме и EDI. Той е по-универсален, работи във всички сегменти и се използва главно в чужбина, така че ни позволява да общуваме по електронен път с чуждестранни доставчици ", казва директорът на Pills Operations, Михал Ханачек.

Документите чрез EDI или PDK се изпращат в стандартизирана, на пръв поглед нечетлива форма. По този начин фирмите най-често обменят поръчки, известия за доставка, разписки или фактури. Тъй като тези документи си следват логически, има връзки между тях, които позволяват автоматична обработка и контрол. „Чудесен пример е обработката на фактура, при която информационната система може автоматично да сравнява фактурата с разписката и да проверява дали доставчикът фактурира правилното изпълнение. Също така е възможно да се провери спрямо поръчката дали очакваната цена е на фактурата. Ако всичко се побере, документът се обработва автоматично и фактурата или счетоводителят влиза в процеса само ако автоматичната проверка установи разлика ", казва той. Дейвид Райхел, продуктов мениджър ORiON EDI от GRiT, който помогна на EDI да започне в електронната търговия.

EDI включва и електронен архив на документи, така че компания, която обменя всички документи чрез EDI, не трябва да отпечатва никакъв документ. И това е целта, към която се насочва Хапчето. „Първоначално планирахме да постигнем тази цел до края на 2020 г., но поради пандемията на covid променихме приоритетите си. Независимо от това, 90% от нашите доставчици вече използват EDI или PDK и се надяваме да включим останалото най-късно догодина “, вярва Hanáček.

За да може хапчето да има възможно най-малко работа с участието на своите доставчици, то се подпомага от доставчика на EDI решения, GRiT. „За да може клиентът да се възползва максимално от EDI, колкото се може повече от неговите доставчици, особено най-големите, трябва да бъдат включени в системата. Можем да помогнем на нашите клиенти с това и да го приемем като важна част от внедряването на EDI. Ще се радваме, ако успеем да привлечем 100% от доставчиците на хапчето и компанията прекрати окончателно поръчки по имейл или хартия и фактури. Ние вярваме, че това е бъдещето на бизнес комуникацията ", заключава Райхел.