Потребителски рейтинг: 5/5

ситуации

Често слушам участниците в курса за обучение по Microsoft Excel за това как биха искали да знаят създаване на обобщени таблици. Имах впечатлението, че за тях това е нещо трудно, докато реалността изобщо не е трудна. На следващите редове ще ви напиша като създайте обобщена таблица бързо и лесно. Да тръгваме!

На първо място, нека поговорим за дефиницията на непредвидена таблица . Според словашката уикипедия това е следното:

Таблица за извънредни ситуации е таблица, която се използва за ясно визуализиране на връзката между две статистически характеристики.

Разбира се обаче?:-). Ще опростя това със собственото си определение:

Сводната таблица се използва за бързо събиране, анализ и филтриране на данни.

За да кажем на практика какво се има предвид, ще прочетем по-нататък.

Имаме напр. таблица с реализирани поръчки, която разделяме според техния обхват (напр. на големи, средни и малки). Разпределихме разходи в € за всяка поръчка. Договорите са реализирани през 2003, 2004 и 2005 г.

За да получите представа как изглежда таблицата за въвеждане, погледнете по-долу или просто я изтеглете, като кликнете тук

А сега нека си представим, че трябва да разберем общите разходи до момента по обхвата на поръчката и началната дата в конкретни години заедно.

Не бихме могли да направим такова обобщение чрез филтъра, затова ще използваме обобщената таблица. Вмъкваме таблицата за непредвидени обстоятелства, като използваме разделите Insert и PivotTable

В първата стъпка след вмъкването на обобщената таблица е необходимо да маркирате областта на клетките, която ще вземем предвид. Можем да решим дали искаме да вмъкнем обобщената таблица в нов работен лист или в съществуващ. Изберете нов работен лист.

Ако сте съгласни с областта с данни, която Excel автоматично е маркирал за вас, просто потвърдете Ok.

Резултатът е новосъздаден лист (лист или раздел, наименувайте го както искате:-), който съдържа вид празна таблица отляво и отдясно колона (дъска) с всички имена на колони, които сте създали в източника маса.

Така че нека се върнем към нашата задача. Искаме да разберем общите разходи в евро за целия период (2003-2005 г.) според обхвата на договора (ние ги разделихме на малки, средни и големи). И сега идва простотата на непредвидените таблици. Вдясно просто проверете опциите Order_Range, Start Date и Past Costs. И това е! Както вече забелязахте, таблицата вляво вече допълни данните, които поискахме, дори под формата на обобщения.

Сега обаче ще трябва да групираме датите по някакъв начин, така че да изглеждат като години, а не като отделни дати, а също така се интересуваме от конкретни разходи.

Щракнете с десния бутон навсякъде в датата, напр. 6.11.2003 (в колоната Етикети на колони под думата малък) и изберете опцията Група . както на тази снимка:

където ще се отвори следният прозорец:

Нека маркираме само годините (или според нуждите, например тримесечия, месеци и т.н.) и потвърдим Ok. Получаваме обобщение на разходите по години, както искахме от самото начало, както е показано на тази снимка:

Но бихте ли искали да видите годините и тези, разделени по обхвата на договора? Просто! Просто разменете реда на колоните Order_Range и StartDate в раздела Етикети на редове вдясно и това е всичко.

И така, как да получите таблици за запознанства? Лесно ли ви се струва и на вас?:-).