Според последното проучване една седмица без електронна поща е много по-стресираща за много хора, отколкото неприятни житейски събития. Освен това проучването посочва тревожни недостатъци в управлението на имейли.
Когато архивирането и управлението на имейли не работят
Как работи или не работи електронната поща и какво мислят ИТ мениджърите бяха основният фокус на изследването, спонсорирано от VERITAS Software Corporation. Общо 850 ИТ мениджъри от компании с над 500 служители са участвали в съставянето на резултатите от проучването. Компаниите са базирани в Европа (споменават се Швейцария и северната ни съседка Полша), САЩ, Южна Африка и Близкия изток. Според проучването състоянието на управлението на електронната поща, включително архивирането, може да бъде описано като тревожно.
На пръв поглед всичко изглежда добре - 99 процента от компаниите са потвърдили, че правят резервни копия на електронната си поща, включително получените прикачени файлове. В действителност обаче до 56 процента от анкетираните са изключени от автоматичното архивиране на някои папки или пощенски кутии. В същото време 39 процента от анкетираните смятат, че електронната поща може (законно) да се използва като доказателство за или срещу тяхната компания. При пет процента от анкетираните пощата всъщност е използвана като доказателство. До 46 процента от мениджърите обаче признаха усложненията при намирането на конкретен необходим имейл.
Резултатите от възстановяването на архивирани важни имейли на по-стари данни не са най-ласкателните. Според проучването 92% от организациите биха могли да възстановят своите отчети от резервно копие (въпросът е за какво използват останалите 7 процента програми за архивиране). От тях само една пета (18%) биха могли да възстановят имейли, по-стари от една година. 30 процента от анкетираните са в състояние да достигнат лимита в рамките на максимум един месец с наличните си средства. Около една десета от компаниите (11%) обаче могат да възстановят дори седмица (!) Стари имейли или по-малко. Това е ужасно малко.
Пристрастяване с имейл имейл
В допълнение към нещастното състояние на електронната поща, изследването разглежда внимателно въздействието на електронната комуникация върху хората. От проучването може да се заключи, че електронната поща се е превърнала в зависимост. Мнозина не могат да си представят нито един ден, без да погледнат пощенските си кутии.
Към пристрастяването обаче се добавя още един значителен рисков фактор - стрес от неработенето на електронната поща. Цели 68 процента от анкетираните могат да развалят настроението си чрез прекъсване на електронната поща за половин час. Много по-лоша ситуация възниква, ако пощата не е достъпна цяла седмица по различни причини. В такъв случай една трета от ИТ директорите и ИТ мениджърите признаха, че подобна ситуация е много по-травма за тях, отколкото неприятни събития в живота. По този начин неуспехът на електронната поща успешно се конкурира с преместване в нова къща, леки пътнотранспортни произшествия, дори развод.
Дори проучването на времето, необходимо за възстановяване на системата след срив, не беше ласкателно. Според 4 процента от ИТ мениджърите ще отнеме по-малко от час, за да възстановите системата за електронна поща, а 9 процента казват, че ремонтът ще отнеме 24 часа или повече. Отговорът звучи тревожно при 39% от анкетираните - тази група мениджъри нямат представа колко време ще отнеме, за да рестартира системата.
Според Марк Брегман от VERITAS Software, електронната поща далеч надхвърля първоначалните си граници под формата на инструмент за комуникация. Следователно гарантирането, че електронната поща винаги работи, е приоритет за организациите. В противен случай може да има отрицателно въздействие върху бизнес дейностите на компанията.