Притежавам компания, която комуникира с клиенти в отдела за поддръжка на клиенти като част от своите дейности. Обхватът на работата на служителите е да отговарят на запитвания на клиенти чрез работен имейл адрес, създаден за всеки служител поотделно. Вярвам, че моят служител комуникира с близките си през работното си време чрез работен имейл. В нашата компания служител е упълномощен да използва Интернет, работно оборудване и имейл адрес изключително за работни цели. Като работодател мога да проверя съдържанието на работния имейл на моя служител?
Можете да наблюдавате комуникацията на служителя чрез работния му имейл само ако спазвате условията, определени от Кодекса на труда.. В противен случай нарушавате правото на личния живот на служителя.
От разпоредбите на § 13 ал. 4 от Кодекса на труда следва, че работодателят може да извърши проверка на работника, ако са изпълнени едновременно и двете от следните условия:
- за наблюдение има сериозни причини състоящи се в специфичния характер на дейността на работодателя, и
- служителят е бил предварително информиран за възможностите за мониторинг от работодателя.
Сериозната причина и специалният характер на дейностите на работодателя не са дефинирани в Кодекса на труда, затова препоръчваме да посочите конкретните причини, поради които е необходимо да проверявате електронната поща в трудовия си правилник.. Във вашия случай например бихте могли да прецените колко запитвания на клиенти са срещнали служителите през седмицата в сравнение с други служители. Ако броят на обработените запитвания не достига зададената граница, можете да разберете защо служителят не е изпълнил работните си задължения.
Можете да информирате служителите за извършване на проверка на електронна поща въз основа на конкретно известие за проверка на имейл съобщение, което изпращате на служителите по имейл. Ако обаче решите да включите възможността за наблюдение на служителите във вашите правила за работа, вие ще информирате служителите за проверката, като се запознаете с правилата за работа. Обхватът на проверките, възможните методи за тяхното извършване и обичайната продължителност на проверките трябва да бъдат уточнени по-точно. Процедурният правилник е задължителен документ, с който всички служители се запознават, когато започват работа, така че ще бъдат надлежно инструктирани относно възможностите за мониторинг. Ако приемате нова работна поръчка или променяте първоначалната работна поръчка, е необходимо да запознаете всички съществуващи служители с нея по проверяваем начин (например чрез насипно имейл).
Препоръчително е да се консултирате с мениджър човешки ресурси или адвокат, за да можете вие като работодател да защитите вашите законни интереси, да действате в съответствие със закона и същевременно да запазите правото на служителя на неприкосновеност на личния живот.