Подобряването на процеса е отговорност на всички служители на компанията, от мениджмънта до ръководителите. Чрез оптимизиране на процесите ние даваме възможност на поръчката да премине през компанията без препятствия, закъснения и загуба на време, финанси и енергия. Това, което е от решаващо значение за успеха на компанията днес, е волята и способността да се променят нещата. Марек Мичунда, архитектът на решенията на SOVA Digital, смята, че е важно да научим хората да мислят, така че да търсят добавена стойност във всичко. Как да прехвърля това предизвикателство на бизнеса?
Ако компанията иска поръчките да преминават безпроблемно към компанията, какво да правим?
Първото нещо, което трябва да направи, е да настрои процесите така, че поръчката да преминава през отделните отдели на компанията безпроблемно, без загуби във времето и усложнения. И второ, погледнете данните, които протичат с поръчката. Важно е да се събират данни, така че да не се дублират в процеса и всички участници в процеса да имат ясна дефиниция от кого да получават данните и какви данни трябва да бъдат изведени. Знаете какво трябва да получат и какво да изпратят до други отдели, до следващия етап от процеса.
Какво е положението във фирмите?
Ситуацията далеч не е идеална. Хората в някои отдели не могат да определят какъв е техният принос и какъв е изходът им. Те нямат ясни компетенции от кого да получават данните и къде да ги изпращат. Проблемът е в липсата на стандартизация на процесите, неправилно зададени стандарти за изпълнение, непълнота и остаряла техническа документация ... Следователно е относително трудно да се следи текущото състояние на поръчката в реално време. Обвързваща е не само комуникацията, но и потокът от данни, документация и информация между отделите. Това логично ще има отрицателен ефект върху превишаването на срокове, бюджети и други показатели.
Хората в отделите нямат ясни компетенции, често нямат знания за функционирането на целия поток на договора извън определения акт или процес, в който участват.
Как да започнем да наближаваме промените? Необходимо е да задавате нещата поотделно, след процеси или да ги гледате „отгоре“ и да управлявате промените изчерпателно?
Много компании имат една и съща история. Собственикът започнал да строи нещо, с течение на времето стигнал до етапа, когато разбрал, че не е експерт по всички процеси. Или той е започнал да ги настройва за ефективна работа с експерти, или, както е в случая с много компании, процесите продължават да работят „ура система“. Потокът на поръчките не е описан, липсват правила и стандартизация. За начало се нуждаете от изглед отгоре, изчерпателна настройка на процеса на потока на поръчките. Ако се създаде концепция за това как трябва да работи, тогава е възможно да се разгледа потокът на поръчката отдолу и да се търсят и задават подробности в процесите.
Тогава защо компаниите не подхождат по този начин? Защо не стандартизират?
Това е интересно явление, но много компании са обект на идеята, че са уникални и са убедени, че техните процеси не могат да бъдат стандартизирани. И те не се справят с това. Те го приемат от гледна точка на това, което произвеждат, а не от гледна точка на процесите. Необходимо е да се осъзнае, че процесите в компаниите са еднакви, въпреки че компаниите произвеждат различни продукти, те са инженерингови компании и процедурите за оптимизация са еднакви навсякъде. Разбира се, към всяка компания трябва да се подхожда индивидуално.
Други фактори също влияят върху настройките на процеса?
За компаниите днес серията намалява, те ще персонализират продуктите. Всичко работи по поръчка. Не е изключение, че докато в миналото се произвеждаха хиляди партиди от една и съща версия на продукта, днес се правят само една или десет серии. Това обикновено изисква доста значителни промени в процеса.
Той може да бъде запазен в непроизводствени процеси?
Непроизводствените фази крият голям потенциал за оптимизация, което оказва влияние върху целия производствен процес. Ако производството е добре подготвено, то наистина може да бъде значително ускорено. Но, разбира се, всичко трябва да бъде планирано и организирано. Според мен дори правилната подготовка може да спести 30-40% от производственото време. Гарантиран индикатор, че нещо застоява в процесите, е, че компанията няма контролни срокове.
Компаниите се фокусират главно върху създаването на ефективност на производството и печатането ... Често играем със секунди, но това струва четири дни, защото някой не го е забравил в имейл. Имате какво да произведете за три седмици и струва четири дни, за да изпратите имейл на някого, без да предавате информация?!
Къде да търсим потенциал за оптимизация в непроизводствени процеси?
Когато изчисляваме за всеки процес с това колко би могъл да бъде съкратен само с подходяща методология или инструменти, установяваме, че говорим за няколко часа престой. Например последицата от ръчното пренаписване на входни данни е не само това, че човек прави допълнителни часове, но въздействието е много по-значително. През тези часове той забавя и други процеси и не само загубата на време постепенно се натрупва. С правилното използване на методология и оборудване обаче компаниите ще открият, че потокът от поръчки може да бъде радикално съкратен и процесите да бъдат драстично ускорени. Вече имаме редица решения, които рационализират непроизводствените и производствените процеси, фокусирайки се върху проектирането и внедряването на безхартиени информационни потоци, планирането, събирането на данни и процесите на управление.
Твърдите, че около една четвърт от работата на служителя няма добавена стойност ...
Получихме числата на базата на дългосрочни измервания при клиенти. Например в един от анализите проследихме половин час работа в производството на служител, който трябваше да сглоби отделни компоненти. Всъщност направи 10 минути от половин час. През останалото време, т.е. 20 минути, манипулираха стоките в количка, вдигаха, вдигаха, легнаха, след което изтичаха от другата страна на залата за необходимите инструменти. Работата му с добавена стойност отне само 10 минути. Баластът, около който работеше, нямаше стойност.
Но това вече са забележими отпадъци. Защо това се случва в компаниите?
Отпадъците са във всяка компания. Въпросът е само до каква степен. Винаги има какво да се оптимизира, това отношение се отнася просто до факта, че някои компании все още не са достигнали етапа да осъзнаят ненужните престои, да не следят, измерват, анализират, да се фокусират върху други етапи на производството. Но също така е необходимо да осъзнаем, че има ефект на снежна топка. Проблемът е не само в това, че човек прави допълнителни три часа поради неефективна настройка, но той забавя тези три часа за други процеси. Това означава, че ако преброим във всеки един процес колко би могъл да бъде съкратен само с подходяща методология или инструменти, ще открием, че е три часа, тук е пет часа. И изведнъж се изправяме пред резултата, че премахвайки престоя, можем да съкратим целия поток на поръчката с два или три дни.
Често се случва ръководството да не слуша хора, които искат и знаят как да помогнат с оптимизацията в непроизводствения процес. За управлението това са разходите за административна власт и те не ги притесняват толкова много. Те се нуждаят от квалифицирани хора в производството ...
Как изглежда, когато дойдете в компания, върху която се фокусирате?
Ние анализираме как работи поръчката от получаването на заявката до изпращането. Ние следим всички процеси, докато поръчката се премества от един отдел в друг и кои данни се използват. Повтарящ се проблем е например комуникацията между дизайна и производството. Дизайнерът разполага със сложен инструмент - CAD система, която разполага с много информация. В него продуктът черпи, но след това технологът го изпраща от системата, взема чертежите, отличен списък на това, което трябва да се произведе, и чертае технологичния процес на ръка върху чертежите. След това влиза в производството. Преписите генерират грешки, никъде не се съхраняват ... И за съжаление е така.
Заедно с IPA Словакия, SOVA Digital подготвя семинари за отделни компании, вие ще ги научите да премахват отпадъците от непроизводствени процеси ...
Целта на семинара е да привлече, мотивира и научи хора от средния мениджмънт и упълномощени експерти да започнат да създават култура в компанията за търсене на промяна. Искаме да включим хората в процеси. Ще направим първоначален анализ на бизнес процесите, преди да започнем семинара. Впоследствие заедно с представителите на семинара ще изготвим карта на процесите и заедно ще търсим престой и решения за това как процесите трябва да се ускорят, подобрят и променят. Резултатът ще бъде карта с тесни места. Въз основа на него, заедно с екипа от семинара, ще определим една промяна, която ще приложим в рамките на един месец, и ще представим резултата на собствениците на компанията.
Обикновено семинарите завършват с иновации в компанията. Искаме да започнем промени с него и да донесем реална промяна на собствениците на бизнеса и възможността за по-нататъшно управление на иновационния процес в компаниите.
Какъв е домейнът на SOVA Digital в предлагането на ноу-хау за семинара?
Преди всичко ние предлагаме решения за това какви данни да събираме, как и от къде да ги събираме. Когато данните са посочени, тогава заедно с IPA Словакия ще научим участниците в семинара как да боравят с информация и как да създават решения, базирани на данни. Търсим и нови начини за използване на данни. Също така искаме да се съсредоточим върху това, което данните могат да причинят не само във фирмата, но и върху частта от клиентите, доставчиците, в по-широката екосистема или дали не можем да намерим нов бизнес модел в количеството данни.
Какво след семинара? Какви възможности има компанията?
След семинара ще наблюдаваме прилагането на решението. Компанията има два пътя, ако средният мениджмънт след семинарите и след едно приложение за оптимизация е толкова способен, че може да започне да работи върху други, той ще продължи процесите на оптимизация според картата на процесите. Ако се усложни, ще продължим да работим с компанията по нещата в партньорство.