„Зрелостта изпраща имейли„ Съжалявам за късния отговор! “Тук-там, докато някой от вас умре“, пише писателката Мариса Милър в своя туит миналия февруари. Хората харесаха тази публикация. Всъщност повече от 41 000 души го харесаха и над 27 000 души го предадоха. Наскоро Милър ми каза, че все още получава почти 100 съобщения всеки ден от хора, които са отговорили на идеята в продължение на 14 месеца. Авторът първоначално го е поставил в папка в черновите си, защото е смятала, че е „твърде смела“.

Мислех за този туит, когато прочетох есе с (по мое мнение) неустоимо заглавие: „Искате ли да бъдете известни със своя стил на писане или бързина, когато отговаряте на имейли?“ И тогава разбрах. В работата си, публикувана от онлайн литературното списание Catapult, авторката Мелиса Фебос описва много различни начини, по които нашето имейл поведение влошава живота ни. Това есе е обширно, но вниманието ми беше привлечено от това изречение: „Спри да се извиняваш, че отдели малко време, преди да отговориш на имейла“.

нека

Снимка на илюстрация: Pixabay.com

Колко пъти сте написали версия на това изречение - „Извинете за забавения отговор!“ - Точно днес? Написах го два пъти: първият път беше отговор на имейл, изпратен вчера следобед, а вторият път отговор на съобщение, изпратено преди два дни. Фебосова учтиво ни моли да сме всички там, ти и аз, те веднага спряха. „Затруднявате всички нас (и по този начин и себе си), защото подкрепяте все по-често приеманите очаквания за незабавен отговор“, пише той. „Изглежда, че една седмица е време, което можем да сметнем за разумно. Или по-дълго. " Спрях в този момент. В пощенската си кутия имам имейли, които не изискват незабавен отговор, но изискват поне много бързо потвърждение, в противен случай няма да има бизнес срещи и самостоятелно заетите лица няма да получават пари за работата си. Не винаги е лесно да реша кои съобщения трябва да обработя незабавно и кои те могат да изчакат ден-два.

И това, според мен, улавя истинския проблем с отговорите на имейли: Кога ... трябва ли да отговорите? Понякога хората го формулират ясно и изрично пишат, че искат отговор днес, до края на седмицата или до определена дата. Но това не се случва толкова често, колкото би трябвало, и този неясен факт въвежда поведения в нашата икономика, казва поведенческият икономист Дан Ариели. „Когато пишем имейл, не винаги сме най-убедителни в изразяването на нашите изисквания“, каза Ариели наскоро в подкаста на Game Plan на Bloomberg. И така той се опита да промени това. Ако сега изпратите имейл на Ariely (тя изчислява, че получава около 300 имейла на ден), ще получите незабавен формуляр за отговор с молба за подробности за вашата кандидатура, включително една много важна, но често пренебрегвана подробност: Когато имате нужда от отговор?

Като част от проблема с електронната поща, както наскоро изтъкна Джо Пинскър в списание The Atlantic, е, че може да почувствате нужда да отговорите на имейл незабавно; Едно проучване установи, че хората са средни отговорете на известие по имейл (известие) в рамките на шест секунди. Но колко хора, които ви изпращат имейл, всъщност очакват незабавен отговор? В гореспоменатия подкаст на Bloomberg Ariely помоли двамата си гости да преценят колко хора, попълнили формуляра му за електронна поща, поискаха незабавен отговор. „Десет процента“, предположи първият. „Сега трябва да го увелича - 35 процента“, казва другият. Правилният отговор е: само 2 процента.

„С имейлите винаги се държим така, сякаш бързаме“, продължи Ариели. „Между етикета на имейла важно а спешно има огромна разлика. Следващите думи не изразяват никакво неуважение към майка ми, но всичко, което той ми пише, е важно - нищо от това никога не е спешно. “

Спешно, остро или спешно Може да е телефонно обаждане, но със сигурност не имейл. Ако нещо е спешно, тогава задължително се изисква внедряване или (повече или по-малко) бързо решение, бърза намеса, например, трябва да предприемете някои действия, които да отстранят възникващите или нанесените щети. Важно е нещо от голямо значение, голяма сериозност, но не изисква бърза или дори незабавна дейност. Това може да бъде например значителна промяна в живота, напускане на основен клиент от работното място, прекратяване на дейности или различни известия за плащане.

В този подкаст Ариели засегна темата за загуба на време и талант по същия начин, както Фебос в своето есе: Например, мислите как да напишете книга. ... Току-що пристигна имейл и въпросът е: „Какво има предимство? Книга или имейл? “„ Има красив термин структурирано отлагане на задачите (структурирана прокриминация). Усещането, че напредваме, въпреки че всъщност правим само дълги списъци със задачи, които постепенно изтриваме или изтриваме имейли, които никой не би трябвало да ни изпраща на първо място. Но това ни дава усещане за напредък. Тъй като писането на книга не ви дава същото усещане за напредък, защото цял ден се опитвате да обясните дадена тема и ако в края на деня разберете, че не сте свършили добра работа, утре трябва да започнеш отначало. Имаме усещане за напредък от всички тези имейли и списъци със задачи и подобни неща - но това не е истински напредък. Искам да кажа колко хора ще умрат с щастливото знание, че са успели да достигнат „нула входяща кутия“, празна пощенска кутия 721 дни през живота си?

Или, както накратко отбеляза Фебос: „Имейлът не е насочен.“

Новото приложение Филтър, което Ariely помогна да се разработи, може технически да ви помогне да управлявате разделянето на съобщенията на спешни и важни. Това приложение позволява на потребителите си да задават различно ниво на спешност на всеки контакт в адресната книга. Можете да го настроите да показва имейли от вашия шеф, приятели или партньор веднага, докато бележките с по-нисък приоритет остават скрити за по-късно. За съжаление, това е почти неизползваемо за мен, защото отдавна премахнах приложението за поща от телефона си и следователно филтърът на моя работен плот не работи. Така че за нас, не технически опитни хора, бих искал да направя предложение - не, две заявки: Когато изпращате имейл, започнете да пишете ред, обясняващ на получателя кога (ако изобщо?) имате нужда от отговор. И когато отговаряте на имейл, който не посочва времето за отговор - използвайте най-добрата си преценка или бързо отговорете и попитайте. Не е нужно да се извинявате за това.